» مقالات » نگهداری اسناد

روش هاي تنظيم پرونده هاي بايگاني

نحوة چيدمان و قرار دادن پرونده ها را در قفسه هاي بايگاني تنظيم گويند. روش هاي تنظيم با توجه به عملكرد و نياز دستگاه متفاوت است و به چند نوع مختلف تقسيم مي گردد.

اطلاعات بیشتر...

مزایای اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری استفاده از سیستم های نرم افزاری است که کیفیت و دقت امور اداری را افزایش می دهد و ما می خواهیم در مقاله به مزایای اتوماسیون اداری و همچنین معایب آن بپردازیم.

اطلاعات بیشتر...

برخي از مزايا و معايب استفاده از سيستم هاي اتوماسيون اداري

مزايا : حذف کاغذ از چرخه مکاتبات اداری صرفه جويي زمان درانجام چرخه هاو تعاملات اداري و دريافت سريع پاسخ ها و ارجاعات پاسخگويی سريع و به موقع به مراجعان ثبت و نگهداری بهينه اطلاعات جستجوی آسان در اطلاعات ذخيره شده اعمال کنترل مناسب برکارکارکنان بهبود ارتباط درون سازمانی به حداقل رسيدن توقف، اشتباه، تكرار و بيهوده كاري حفظ اسناد در عين دسترسي آسان به آنها ذخيره متمركزالكترونيكي با فضاي كمتر و امنيت اطلاعات بالاتر سهولت و سرعت در گردش عمليات معايب : با عرضه سيستم هاي اتوماسيون اداري، براثر تحولي كه درسيستم اداري هرسازم ان ايجاد مي شود، معمولا با برخي مشكلات نيز روبر هستيم . از جمله آن ها عبارتند از: ناآشنايي محيط هاي نرم افزاري براي برخي ازكاربران و راحتي و ملموس بودن استفاده از كاغذ بصورت سنتي نياز به درج هاي ازآگاهي فني درميان كاربران سيستم زيادشدن تعاملات درون سازماني و نياز به فرهنگ سازي مناسب و ارتقاء سطح اگاهي كاركنان پيچيده تر شدن مشكلات بعلت استفاده از ابزارمدر نتر نياز به بسترسخت افزاري و شبكه مناسب و كارا و نياز به پشتيباني به موقع و مداوم نياز به صرف هزينه (سخت افزار، نرم افزارو پشتيباني بي وقفه)

اطلاعات بیشتر...

مفهوم كدينگ يا كدگذاري نامه ها (پيش كد) در روش سنتي (دستي)

معني و مفهوم واقعي كدگذاري در درجه اول به منظور شناسايي و تشخيص سريع واحدهاي اقدام كننده نامه است . همچنين به منظور سرعت بخشيدن در امور ارجاع نامه هاي وارده به واحدهاي اقدام كننده نيز ، كدگذ اري مي تواند جوابگوي مناسبي باشد. هر سازمان معمولا براي كد گذاري انواع نام ههاي خود از يك روش كدگذاري كه غالبا بيانگر معنا و مفهوم خاصي است استفاده م يكنند. حتي در بعضي مواقع ، سازما نها براساس سليقه شخصي خود و بدون هدف و منظوري خاص، يك روش كدگذاري مشخص م يكردند . در اغلب موارد عبارت پيش كد نيز جايگزين عبارت كدينگ يا كدگذاري مي شود .به طور معمول براي كدگذاري از روشهاي متداولي استفاده میشود.

اطلاعات بیشتر...

گردش اسناد و مکاتبات اداری

نوشته‏ های اداری ابزار انتقال اطلاعات از انجام وظایف و مسوولیت های اداری در جهت رسیدن به اهداف سازمان است. نوشته ‏های اداری دارای ارزش و اعتبار خاص می ‏باشد و بسیاری از آنها به عنوان اسناد با ارزش ارزیابی می ‏شوند. نوشته‏ های اداری سهم بزرگی در رسیدن سازمان به اهداف و انجام مسوولیت های اداری دارد گردش صحیح این مکاتبات و رعایت اصول مدیریت اسناد و عمل به آنها باعث پیشبرد بهتر امور و بهره ‏وری بیشتر در سازمان می ‏شود. در هر سازمان دو نهاد دبیرخانه و بایگانی در ایجاد ارتباط بین اسناد و مخاطبان اسناد و اجرایی کردن مدیریت آن سهم و جایگاه خاصی دارد.

اطلاعات بیشتر...

بایگانی راکد چیست؟

سوابق، در پي انجام وظايف هر سازمان ايجاد و يا دريافت مي شوند و در زماني كه عملي پايان نيافته ، سوابق مربوط به آن ،جاري و پس از اتمام مراحل كار ، غيرجاري يا راكد تلقي مي شوند. در واقع ، به علت عدم استفادة روزانه ، بايد تحت شرايط خاصي براي مدت معيني در سازمان ايجاد كننده به عنوان بايگاني نيمه جاري يا نيمه راكد نگهداري شوند. نگهداري اين گونه سوابق ، موجب هزينة زياد مي گردد. لذا مديريت امور اسناد غير جاري ، امروزه بيش از پيش مورد توجه مسئولان اداري بويژه سازمان هاي بزرگ مي باشد. هدف از برنامة امور اسناد غيرجاري ضمن تقليل و صرفه جوئي قابل توجه درجا، نيروي انساني و وقت بررسي و عمل تصفيه و تفكيك سوابق باارزش از بی ارزش مي باشد.

اطلاعات بیشتر...

کابینت های انبار موزه ای

کابینت انبار موزه ای استاندارد، عریض، صندوقی، کابینت های مخصوص نگهداری حشرات، نقشه و کابینت های مخصوص نگهداری گیاهان خشک شده در موزه ها موضوع مورد بحث ما در این مقاله می باشند.

اطلاعات بیشتر...

روشهاي دريافت و نگهداري و مراجعه وامحاء

در بسياري از مراكز بايگاني راكد ، سوابق به صورت امانت به سازمان توليد كننده يا صاحب آن ارسال م يگردد. در صورت عاريت ، سازمان مي تواند تا رفع نياز آنها را نزد خود نگه دارد. گاهي پرونده ها به لحاظ نياز مبرم ، به سازمان اصلي خود عودت داده مي شوند.

اطلاعات بیشتر...
اولین  قبلی  1  2  3  4  5  بعدی  آخرین
مشاوره رایگان و کارشناسی تخصصی