» مقالات » نگهداری کالا » اتوماسیون اداری صرفه جویی در زمان

اتوماسیون اداری صرفه جویی در زمان

اتوماسیون اداری صرفه جویی در زمان

 

اتوماسیون اداری صرفه جویی در زمان

اتوماسیون اداری،  نظام اداری مکانیزه همراه با مدیریت گردش کار که در سازمان های مختلف ، متنوع و متفاوت است. به عنوان مثال اتوماسیون اداری در هواپیمایی کشوری و آموزش و پرورش تفاوت هایی با هم دارند . اما فصل مشترک بین همه آن ها گردش مکاتبات در دبیرخانه های بدون کاغذ است که در واقع جزئی از اتوماسیون اداری محسوب می شود . نکته قابل توجه در این زمینه ، هم تراز کردن و هم ردیف دانستن اتوماسیون اداری از سوی برخی سازمان های دولتی وخصوصی و حتی شرکت های بزرگ نرم افزاری است . در صورتی که  تنها یکی از اجزای مهم اتوماسیون اداری به حساب می آید.


در یک جمع بندی کلی می توان مزایای این چنین بر شمرد:
- برچیده شدن روش های سنتی
- سرعت بخشی به امور اداری
- افزایش دقت و حصول ضریب اطمینان کامل در کیفیت امور
- جلوگیری از اتلاف وقت و صرفه جویی در زمان
- استفاده بهینه ومطلوب از امکانات موجود ( نیروی انسانی ، نرم افزار ، سخت افزار )
- جلوگیری از سوء استفاده های ا حتمالی و اعمال سلیقه های شخصی
- حذف فاصله های زمانی ومکانی
- مکانیزه شدن بایگانی ها و ایجاد تحول اساسی در شیوه ها و ابزارهای دسترسی به اطلاعات
- امکان تهیه انواع گزارش ها از اطلاعات آماری ، مدیریتی ، نظارتی ، فوری و ...
- اطلاع بلادرنگ و بی واسطه مدیران شرکت یا سازمان از نتیجه اقدامات انجام شده بر مبنای مکاتبات درونی و بیرونی
- ترغیب پرسنل به فراگیری تکنیک ها و علوم جدید و جلوگیری از خمود و راکد ماندن سطح عمومی نیروی انسانی
- حرکت به سوی استانداردهای نوین فن آوری اطلاعات در سطح جهانی
در مورد معایب این سیستم ، باید گفت اگر نخواهیم هزینه اصلاح روش های سنتی و شکستن مقاومت کاربران برای پذیرش سیستم جدید را عیب تلقی کنیم هیچ گونه عیبی در سیستم وجود ندارد .
شناخت ابزار اتوماسیون ، گام بزرگ وموثری در راه نیل به اهداف مورد نظر آن است، که از جمله این ابزار می توان به تجهیزات ، لوازم و نیروی انسانی اشاره کرد .
در بخش تجهیزات شبکه ، تجهیزات نرم افزاری و امکانات سخت افزاری از جمله رایانه، اسکنر، چاپگر، قلم نوری و ... مورد نیاز است. و در قسمت نیروی انسانی که از اهمیت به سزایی برخوردار است می توان به مغز افزار یا نیروی انسانی کار آمد اشاره کرد که این بخش با ایجاد بستر فرهنگی مناسب به وجود می آید.


از جمله این آموزش ها می توان به موارد زیر اشاره کرد :
- استفاده از یک راهبر سیستم ( فردی که با علوم رایانه ای آشنا بوده و با متولیان اتوماسیون ا داری برای رفع موارد و اشکالات روزمره و ... در ارتباط باشد .)
- جلب اعتماد و رضایت مدیران و در نهایت مشارکت و همکاری آنها که از مهمترین عوامل پیشرفت یک طرح است .
- ایجاد یک پشتوانه وحمایت اجرایی برای ضمانت تحقق و اجرای طرح
برای اجرای هر چه بهتر این طرح باید پایداری و امنیت شبکه به همراه تنظیمات بهینه برای ایجاد گروه کاربران با میزان دسترسی مشخص مهیا شده و همچنین سیستم Fire Wall برای امنیت کاربران و اطلاعات آنها تهیه و ایجاد شود . شبکه باید ضمن دارا بودن قابلیت ارسال و دریافت متن، صدا، تصویر و پست الکترونیکی مکاتبات از سرعت و پهنای خوب باند برخوردار بوده و در برابر هر گونه حمله ( Attack ) از جمله حملات ویروسی محافظت و مراقبت شود . لذا می بینیم که مراقبت و Policy شبکه از اهمیت به سزایی برخوردار است .
اساس اجرای این سرویس و یا هر سرویس دیگر بر مبنای شبکه است که داده ها باید از طریق آن حمل شده و در اختیار کاربر ( User ) قرار گیرد. در مسیر این انتقال، حفظ محتوی اطلاعات امری حیاتی و حائز اهمیت جلوه می کند. چون در غیر این صورت امکان سوءاستفاده از اطلاعات سازمان وجود دارد.


ارتباط Paperlees دو سویه است. درباره ارتباط مکاتبات خارج از سازمان با سیستم دبیر خانه ذکر این توضیح لازم است که کلیه مکاتبات وارده به سازمان پس از ورود و ثبت اولیه در دبیر خانه از طریق سیستم Paperlees در جریان قرار می گیرد. همچنین مکاتبات صادره از شرکت نیز بر اساس این سیستم انجام می شود. لذا امکانات مورد استفاده دیگر برای کاربران، اتصال به شبکه اینترنت از طریق نسخه تحت وب ( Web ) نرم افزار است که به کاربران این امکان را می دهد تا تمامی مکاتبات خود را مشاهده و پیگیری کرده و اقدامات لازم را بر روی نامه ها ثبت کنند و یا نامه را به بخش مورد نظر ارسال کنند.
با راه اندازی این سیستم و عملیاتی شدن آن مدیریت محترم عامل و مدیران و معاونان سطوح مختلف می توانند از طریق اینترنت در ماموریت ها از هر کجا و در هر زمان مکاتبات خود را پیگیری نمایند.

 

منبع: www.ozhanco.com

بازگشت به لیست
مشاوره رایگان و کارشناسی تخصصی