» مقالات » نگهداری اسناد » آرشیو چیست؟

آرشیو چیست؟


آرشیو چیست؟

آرشیو چیست؟

آرشیو (Archives) در زبان فارسی به معنای بایگانی ها  ترجمه می شود، آرشیوی که ما از آن صحبت می کنیم می تواند به صورت زیر تعریف شود:
 مواردی که توسط افراد، گروه ها، سازمان ها و ادارات در طول زندگی یا کارشان ایجاد شده و ارزش آن را دارد که برای تحقق اهداف به صورت دائم نگهداری شود تا به عنوان شواهد و مدارکی از عملکردها و مسئولیت های سازنده آن ها باشد را در مکانی نگهداری و ذخیره می کنند که به این اقدام بایگانی یا آرشیو گفته می شود.
مهم این است که این موارد به صورت آگاهانه برای تحقیقات آینده ایجاد نشده اند، بلکه برای اهداف فوری عملی، شخصی یا مدیریتی یا به عنوان بخشی از فعالیت های یک فرد، خانواده یا سازمان ایجاده شده اند. آن ها ذخیره و نگهداری می شوند، زیرا دارای ارزش طولانی مدت برای اهداف فرهنگی، تاریخی یا اثبات مدعایی هستند.

اصطلاح "بایگانی" یا "آرشیو" می تواند به معنای مکانی باشد که اسناد و مدارک یا همان بایگانی ها در آن ذخیره می شوند که مجموعه ای از مطالب را در بر می گیرد. عموما برای ارجاع به چنین امکانی و دسترسی به آن ها، کلماتی همچون: بایگانی، دفتر ضبط و یا مخزن اسناد به گوشتان خورده باشد.
از ابتدای شروع تولید مدارک و اسناد مرتبط به زندگی انسان ها و امور اقتصادی آن ها، با توجه به اهمیت آن مدارم، موفق شدند که بتوانند روی سطح اجسامی که ماندگاری بالا دارند، آن ها را ثبت و در مکان مخصوصی جمع آوری کنند، از آن به بعد آرشیو و یا همان بایگانی اسناد و مدارک ایجاد گردید.
 
در مورد "بایگانی" یا "آرشیو" تعریفی جهانی وجود ندارد و این می تواند باعث ایجاد سردرگمی شود. "بایگانی" گاهی اوقات به صورت غیررسمی به سادگی برای توصیف موادی که به طور نامحدود ذخیره می شوند، مانند پشتیبان گیری از ایمیل ها یا برخی از جعبه های اسناد قدیمی ذخیره شده در یک انبار، مورد استفاده قرار می گیرد. حتی در حرفه بایگانی، "آرشیو" می تواند به عنوان کلمه ای همه جانبه برای اشاره به طیف گسترده ای از سوابق مورد توجه تاریخی مورد استفاده قرار گیرد، یا می توان با استفاده از آن دقیق تر به مجموعه هایی با یک منشأ واحد اشاره کرد. در انگلستان سنتی وجود دارد که بایگانی ها را به عنوان مجموعه ای از مواد که منشأ مشترک دارند، تعریف می کنند. به عنوان مثال، در ایالات متحده، تعریف معمولاً گسترده تر است و به هر ماده ای که شایسته حفظ دائمی باشد، اشاره دارد.
 

آرشیو از کلمه یونانی به صورت یک دفتر یا دفتر اداری مشتق شده است و به زبان فارسی به معنی آرشیو یا مکان اسناد، مقالات، تصاویر، فایل ها، صفحات موسیقی و غیره است. فلش شامل آرشیو، پوشه ها و عوامل نگهداری می شود. آرشیو در ایران، بایگانی، مرکز اسناد و مدارک و مرکز آرشیو  به جای یا با هم ترجمه شده است.

آرشیو  به عنوان مجموعه ای از نوشته ها و اسناد اشاره می شوند که نتیجه فعالیت روزانه و مداوم دادگاه ها و سازمان های سابق هستند و معمولا شامل نوشته ها و اسناد مانند: شرح شغل، سفارشات، سیاست ها، سازمان ها، عملکرد اجرایی و همچنین مسائل حقوقی، فرهنگی و اجتماعی، نظامی و هر گونه اسناد مهمی مانند داستان های فروش، مسابقات و تهیه پیش نویس مکاتبات که به همین دلیل به دلیل ارزش دائمی آنها در منطقه محلی نگهداری می شود.
 
در تعریف دیگر، آرشیو مجموعه ای از مدارک سازمان یافته از جمله نامه ها، کتاب ها، نقشه ها، نوارهای صوتی، مواد تصویری و صوتی و سایر مواد با ارزش است که از طریق معاملات قانونی یا تجاری تهیه و به دست می آید و برای ارزش دائمی آنها حفظ می شود.
 
 
 آرشیو، مهم ترین مرکز اطلاعاتی است که تنها توسط فعالیت یک واحد سازمانی، یک خانواده واحد یا حتی یک فرد تکمیل شده ایجاد و توسعه می یابد. که امروزه برای بایگانی پرونده ها، زونکن ها، فایل باکس ها، کتاب ها و تمامی مدارک و اسناد از کمدهای بایگانی و قفسه های بایگانی استفاده می گردد.
 
آرشیو چیست؟
 

تاریخچه آرشیو

از زمانی که انسان قادر به ضبط تأییدات زندگی و فعالیت های اقتصادی و همچنین جزئیات زندگی شخصی خود در مواد با دوام بود، اولین آرشیو در جهان ایجاد شد. هزاران کشف نشان می دهد که سه نوع آرشیو در حفاری های انجام شده در سراسر جهان وجود دارد: بایگانی سلسله، آرشیو معابد و آرشیو های خصوصی.
 
آرشیو پادشاهان آشوری که توسط لایارد در کاخ اشغبانیان در شهر نینوا کشف شده بود، شامل بسیاری از تبلت های Golin که خط خطی آشوریان (مربوط به اواسط قرن هفدهم میلادی) را شامل می شد، از جمله حکم، قرارداد و اسناد دولتی خصوصی بود. این اسناد بخشی از مجموعه "کتابخانه ملی آشوری" بود. در کاخ ایده، پادشاه مری، در Tel Herai، بیست هزار عدد قرص برش خورده بود که اکثر آن ها در موزه لوور در پاریس نگهداری می شوند و مطالعات نشان داده اند که این مجموعه در حقیقت سیاسی و اقتصادی است بایگانی سلسله ماری بوده است. اسناد مردم اسرائیل نیز در معبد اورشلیم نگهداری شد.
 
یونان باستان بایگانی های خود را به نام Archaison یا Archeon به حفظ اسناد و مدارک خود، و بسیاری از قوانین و دستورات بر روی دیوار فلات در دیوار معبد دلفی نوشته شده است. در آتن، هر دادگاه و معبد برای خود بایگانی می کنند. در نهایت، در قرن سوم قبل از میلاد، یک آرشیو دولتی مرکزی در یونان ایجاد شد و حق استفاده و بایگانی اسناد از بایگانی به تمام افراد داده شد.
 
 
در مورد بایگانی اسناد و مدارک اداری بیشتر بدانیم.
 
در روم باستان، آرشیوها برای اولین بار در اواخر قرن چهارم پیش از میلاد در یکی از معابد زیرزمینی ساتارون تاسیس شد و سپس در برخی از شهرهای رومی، مخزن اسناد تشکیل شد و خانواده های اشرافی آرشیو های خصوصی و خانوادگی را برای خودشان ایجاد کردند. برای مدت زمان طولانی، امپراتورهای روم در آرامگاه خود برای ایجاد دسترسی به اسناد سیاسی، بایگانی آرشیو را ایجاد کردند.
 
مصر همچنین دارای بایگانی غنی مانند آرشیو مرکزی، آرشیوهای منطقه ای و آرشیوهای محلی است. پس از دستگیری مسلمانان مصر، اسناد مصری در پاپیروس در معابد نگهداری شد و پاپیروس های زیادی در نامه های اداری، مالی، اقتصادی، قضایی و خصوصی پادشاهان معابد آفرودیت و ادفو وجود داشت.
 
مراکز آرشیو در ایران را بشناسیم.
 
در فرانسه، اسناد قرون وسطایی وجود دارد که متعلق به پاپ ها و کلیساها و صومعه ها است. نمونه ای از این ها ارزشمند ترین پاپوروا کلیسای راوننا، آثار و صحنه های اسکارنوالی (اسناد رسمی اداری پاپ) در کاخ لتران و حکم سلطنتی سلسله مارو وینین است که سی و سه نفر اصلی که اغلب در پاپیروس نوشته شده بود و قبل از انتقال به آرشیو ملی پاریس توسط پاپ فرامین در صومعه پاریس نگهداری شد. در قرن دوازدهم آرشیو یک مفهوم جدید پیدا کرده و آرشیوهای جدید ایجاد شده است. در این آرشیوها تنها اسناد ارزشمند دائمی مرتب شده، طبقه بندی شده و نگهداری می شوند و اسناد موقت و بی ارزش از بین می روند.
 
در قرن چهاردهم، حفظ اسناد مربوط به صورتحساب و اسناد مرتبط با هزینه ها و حتی ارتباطات ویژه نشان داده شد و با توسعه و افزایش اقتدار مقامات مرکزی و جدایی از سازمان های اداری، تعداد زیادی از مخازن ایجاد شد و کاتالوگ ها برای آنها آماده شد.
 
 
آرشیو چیست؟

 

بایگانی در کجا نگهداری می شود و چه کسی از آن مراقبت می کند؟

ساختمان ها یا بخش های تخصصی شناخته شده ای وجود دارند که بایگانی ها را در شرایط امن و کنترل شده نگهداری و قفسه بندی انبار می کنند. مکان نگهدارنده را می توان مخزن، دفتر ضبط یا بایگانی نامید. این ارگان ها به طور معمول بایگانی هایی را در رابطه با موقعیت جغرافیایی (به عنوان مثال دفتر ثبت استان)، یا یک زمینه ی موضوعی (مانند معماری یا پزشکی) نگهداری می کنند، یا بخشی از یک سازمان (مانند دانشگاه یا کالج) را تشکیل می دهند. ایران همچنین دارای بایگانی های ملی است.

بایگانی هایی که در دفاتر اسناد رسمی نگهداری می شوند معمولاً توسط کارکنان واجد شرایطی که بایگانی نامیده می شوند مراقبت می شوند. یک دفتر ضبط ممکن است آرشیو و همچنین دستیار بایگانی و محافظه کار استخدام کند و همچنین ممکن است تعدادی داوطلب داشته باشد.

 


منبع: www.ozhanco.com 

 

مقالات مرتبط:

 امنیت در بایگانی اسناد ضرورت آشنایی با انواع سیستم های بایگانی نحوه بایگانی اسناد در زونکن قفسه بندی کتابخانه دانشگاه ها و مدارس ضرورت آشنایی با انواع سیستم های بایگانی
امنیت در بایگانی اسنادضرورت آشنایی با انواع سیستم های بایگانی نحوه بایگانی اسناد در زونکن  قفسه بندی کتابخانه دانشگاه ها و مدارس قفسه بندی کتابخانه عمومی

 

 

نویسنده: شیدا عمادی

بازگشت به لیست
مشاوره رایگان و کارشناسی تخصصی