» مقالات » نگهداری اسناد » نحوه بایگانی اسناد در زونکن

نحوه بایگانی اسناد در زونکن

 

نحوه ی بایگانی اسناد در زونکن

 

نحوه بایگانی اسناد در زونکن

بایگانی چیست؟ بایگانی نگهداری دائمی اسناد و مدارک با ارزشی است که سوابق، میراث، تاریخ و حوادث در آن مستند شده اند.

چرا بایگانی می کنیم؟ ممکن است به دلایل مختلفی اسناد را در زونکن بایگانی کنیم که می توان به کمبود فضای فیزیکی، حدف داده های قدیمی در پایان دوره ی از پیش تعریف شده یا همان پایان سال پردازش شده و یا الزامات قانونی برای حفظ اطلاعات اشاره کرد. برای اینکه بتوانیم حجم زیادی از اسناد و مدارک را بایگانی کنیم اوژن سیستم جهان کمدهای بایگانی ریلی و هوشمندی با کیفیت و تکنولوژی روز دنیا به بازار صنایع مختلف ارائه داده است.

 

چگونه می توان پرونده های دیجیتال را بایگانی کرد؟

ممکن است بخواهید پرونده های الکترونیکی را بایگانی کنید که این کار باید با ایجاد یک زیر پوشه بایگانی در درایو شبکه انجام شود. در زیر پوشه بایگانی می توانید پوشه ای با نام "دور ریختن" و پوشه های بیشماری با نام نامگذاری را به عنوان تاریخ تخریب ایجاد کنید. این کار باعث می شود که پرونده های بایگانی شده در هنگام رسیدن به تاریخ تخریب آنها آسان تر شود.

 

برای بایگانی کردن پرونده ها به چه چیزی نیاز داریم؟

 قبل از شروع بایگانی، باید از مواردی استفاده کنید که برای ذخیره طولانی تر موارد مانند جعبه های مقوایی بایگانی، پرونده های کاغذی، برچسب های پلاستیکی و زونکن استفاده کنید زیرا با گذشت زمان اجزای فلزی ممکن است به فایل ها آسیب برساند.

 

 مقاله چگونه اسناد و مدارک را بایگانی کنیم را برای درک بیشتر این موضوع مطالعه نمایید.

 

چگونه می توانم پرونده ها را برای بایگانی سازی آماده کنیم؟

اسناد و پرونده ها قبل از قرار دادن در بایگانی، به صورت آرشیوی تهیه می شوند. همانطور که در بالا ذکر شد، پرونده ها باید از پرونده های قوس اهرمی جدا شده و در کیف پلاستیکی پرونده ها و کلیه فلزها برداشته شوند. برای حذف و از بین بردن هرگونه مستندات مورد نیاز برای ذخیره، مستندات یعنی یادداشت های شخصی، موارد تکراری و غیره باید بررسی شوند.

 پوشه ای با رنگ مناسب را برای هر رکورد انتخاب کنید و در صورت لزوم مجدداً پوشه کنید. اطلاعات مربوط به هر پوشه پرونده را در فرم تایپ کنید  و از CPC_Auto_Labeler_templates و ReadMe آن استفاده کنید تا به طور خودکار برچسب ها را برای هر پوشه ایجاد و چاپ کنید.

 

نحوه ی بایگانی اسناد در زونکن

 

به دلایل سلامتی و ایمنی، توصیه می شود که وزن بالای جعبه های بایگانی بسته بندی شده 15 کیلو باشد. جعبه های بایگانی شده که به داخل فضای ذخیره سازی خارجی منتقل می شوند باید بین 1.00 تا 1.3 فوت مکعب باشند.

 

چگونه می توانم یک موجودی ایجاد کنم؟

 اولین قدم برای بایگانی اسناد شما ایجاد موجودی است. بهترین روش برای انجام این کار با استفاده از یک الگوی استاندارد است که کلیه اطلاعات مربوط به محتویات زونکن یا جعبه بایگانی را شرح می دهد.

"فرم محتوای بایگانی زونکن" در صفحات وب مدیریت سوابق موجود است یا می توانید اطمینان حاصل کنید که اطلاعات زیر شامل اطلاعات زیر است:

 

  • شماره مرجع زونکن
  • جزئیات شرکت یا تیم
  • نام مخاطب و عنوان شغلی اسناد بایگانی شخص
  • شماره تماس، برای ارتباط با اشخاصی که اسناد را بایگانی می کنند
  • تاریخ ذخیره سازی
  • تاریخ تخریب (مطابق با برنامه دور ریختن سوابق)
  • مرجع تشکیل پرونده (در صورت وجود)
  • شرح مختصری از سند، یعنی: صورتجلسه شورا - کپی طلایی
  • تاریخ های مربوطه

یک نسخه از موجودی در جعبه یا زونکن درج خواهد شد و یک نسخه باید توسط مدیریت سوابق در بخش شما ثبت شود.

 

 نحوه ی بایگانی اسناد در زونکن

 

چه مواردی را باید در بایگانی اسناد زونکن ها در جعبه ها درج کنیم؟

پس از پاکسازی اسناد و پرونده ها، می توان زونکن ها را در جعبه بایگانی قرار داد. یک نسخه از موجودی باید در بالای اسناد / پرونده ها در قسمت بالای جعبه قرار گیرد. باید جعبه خود را با دقت بسته بندی کنید و مراقب باشید بیش از اندازه پر یا سنگین نشود.

 شما باید موارد مشابه را در کنار هم ذخیره کنید زیرا به احتمال زیاد تاریخ تخریب مشابهی دارند. به دلایل امنیتی موجودی شما نباید در درب جعبه قرار بگیرد.

در قسمت بیرونی جعبه خود باید شماره مرجع جعبه و تاریخ تخریب را بنویسید. این باید در هر چهار طرف کادر و بالا نوشته شود. این اطلاعات باید به طور واضح به صورت بزرگ و با نشانگر نوشته شود تا بدون نیاز به حرکت جعبه، به راحتی خوانده شود.

 

چگونه می توانیم شماره مرجع جعبه بایگانی را به دست آوریم؟

  • از شخصی که شماره ها را تخصیص داده است
  • از مکانی که جعبه ذخیره گردیده است
  • زمان دخیره سازی
  • تاریخ تخریب
  • تاریخ بازیابی
  • به تاریخ ذخیره بازگشت 

 

چگونه می توانیم جعبه های بایگانی را بازیابی کنیم؟

اگر بنا بر نیاز به سندی می خواهید دسترسی داشته باشید، کافیست به فردی که به عنوان مسئول این کار در شرکت یا تیمتان برگزیده شده است رجوع کنید و از او مدارک مورد نظر خود را درخواست نمایید.

آن ها موجودی ها و پرونده های موجود در زونکن ها برای شناسایی اسناد بررسی می کنند که این موجودی باید جزئیات مربوط به جعبه مرجع سند و اینکه در کجا ذخیره شده است را نشان دهد.

جعبه ی شما حداکثر تا سه ماه پس از دریافت مدارک و اسناد به ذخایر بایگانی بازگشت داده شود و مسئول ثبت و ضبط، جعبه ی تحویل داده شده را مستند می کند که شما می توانید تا زمان بازگشت صاحب آن باشید.

 

چگونه می توان جعبه بایگانی را دور ریخت؟

هنگامی که یک جعبه دیگر برای نگهداری لازم نیست ، باید تمهیداتی برای نابودی آن انجام شود. شما باید قبل از نابودی یک جعبه از یک شخص مجاز (مدیر) بخواهید.

 یه سوابق محرمانه، از جمله پرونده های حاوی اطلاعات شخصی یا مالی باید با خرد کردن در صورت امکان و از طریق سیستم زباله محرمانه در همه موارد حذف شوند.

هنگامی که تخریب انجام شده است، باید گواهی تخریب را برای سوابق ویران شده تکمیل کنید و کلیه مدارک مربوط را به روز کنید و این را با اطلاعات مربوط به مدیریت Records خود ثبت کنید.

 

گواهی نامه و کلیه فرم های دیگر پس از نابودی مطالب جعبه به منظور رعایت قوانین باید شش سال نگهداری شود.

 

 

 

چگونه می توانیم سوابق الکترونیکی را دور بریزم؟

 هنگامی که دیگر نیازی به نگهداری یک پرونده الکترونیکی نیست، این ممکن است در تمام مناطق سیستم از جمله پوشه موارد حذف شده و یا سطل بازیافت حذف شود. فایل های موقتی در رایانه شخصی شما ذخیره می شوند. استفاده از نرم افزار رایانه ای برای حذف این موارد هنگام حذف سوابق محرمانانه باید با احتیاط انجام شود. 

 

برنامه ریزی پیشگیری از بلایای طبیعی

  اسناد شما با ارزش هستند، بنابراین مهم است که ما مراقب ایمنی آنها باشیم. برخی از رایج ترین مواردی که می تواند به اسناد آسیب بزند مایعات، قرار گرفتن در معرض نور، موش ها، آتش سوزی و طغیان است.

مکان اسناد بایگانی شده باید بطور مناسب تنظیم وچک شود تا از این اتفاقات احتمالی محافظت کند. اگر نگرانی در مورد تأسیسات ذخیره سازی در تیم / دفتر خود دارید، برای مشاوره در مورد چگونگی جلوگیری از آسیب رساندن به سوابق خود ، باید با اوژن سیستم جهان از بزرگ ترین شرکت های تولید کننده بایگانی ریلی تماس بگیرید.

 

منبع: www.ozhanco.com


مقالات مرتبط:

 فهرست نویسی در کتابخانه ها چرا کتابخانه ها را دوست دارم؟ تاریخچه کتابخانه کتابخانه دیجیتالی چرا کتابخانه ها را دوست دارم؟
فهرست نویسی در کتابخانه هاچرا کتابخانه ها را دوست دارم؟ تاریخچه کتابخانه  کتابخانه دیجیتالی قفسه بندی کتابخانه عمومی


نویسنده: شیدا عمادی

بازگشت به لیست
مشاوره رایگان و کارشناسی تخصصی