» منوی هدر » مقالات » نگهداری اسناد

اصول تشکیل پرونده

پرونده عبارتست از مجموعه اسناد و مداركي كه داراي وجه اشتراك خاص بوده و اين اسناد و مدارك در يك پوشه و با رعايت اصول تشكيل پرونده، تنظيم و حفظ و نگهداري گردند. اين وجه اشتراك خاص مي‌تواند يك «موضوع» و يا يك «اسم» باشد. (تا چند دهه قبل به جاي واژه از لفظ فرنگي آن يعني «دوسيه» استفاده مي‌شده است.)

اطلاعات بیشتر...

انواع اسناد

اهمّ اسنادى كه در حال حاضر موجودست و يا آنكه پراكنده مانده و بايد جمع‏آورى شود بر چند نوع است: ــ كتابچه هاى دستورالعمل مربوط به جمع و خرج مملكتى و ولايتى و جزء جمع آنها، ــ كتابچه هاى مالياتى مملكتى و ولايتى (بنيچه ها)، ــ كتابچه هاى احصاء نفوس، ــ اسناد ديوانى اعم از فرمان، دستخط، نشان، منشور، مثال، رقعه، حكم، ابلاغ، تلگرافات و غيره، ــ وقفنامه ها، ــ قبالجات و بنچاقهاى ملكى و اسناد شرعى معاملاتى و قباله هاى نكاح(20)، ــ اسناد و مكاتبات تجارى، اعم از دفاتر كپيه و عين مكاتبات، ــ فردهاى مالياتى و جمع و خرج و حقوق‏ها ...

اطلاعات بیشتر...

مراكز کنونی نگهداری اسناد

اسنادى كه در حال حاضر در ايران موجود است به دو دسته تقسيم پذير می باشد. يك دسته آنهایی كه در مجموعه ‏ها و مراكز عمومى مملكت نگاه‏دارى می ‏شود و دسته ی ديگر كه نزد اشخاص است و جزو گروه و مجموعه ‏هاى خصوصى شمرده می ‏شود. نام مراكز عمومى كه اسناد قديمى در اختيار دارند (و البته اكثر آنها از اسناد دوره قاجارى است) به ترتيب اهميت بدين شرح است:

اطلاعات بیشتر...

اسناد و مدارك - Documents records

سند و مدرك دو واژه مترادف هستند كه در بسياري از حالات نوشتاري و يا گفتاري بكار برده مي‌شوند. معمولاً بهنگامي كه منظور نويسنده در يك نوشته معني و مفهوم عام باشد، هر دو بكار برده مي‌شود. مثال: اسناد و مدارك اداري نياز به نگهداري دارند. در مواقعي هم كه در گفتار و كلام معني و مفهوم عام هر دو منظور گوينده باشد، در كنار يكديگر بكار برده مي‌شوند.

اطلاعات بیشتر...

نتایج حاصله از طبقه بندی اسناد

طبقه‌بندي اسناد كه يكي از وظايف مهم مديريت اسناد و مدارك است، از آغاز وروئد سند به سازمان مثل «نامه‌هاي وارده» و يا ارسال سند مثل «نامه‌هاي صادره» آغاز مي‌گردد. در اينجاست كه عمليات گردش مكاتبات درباره مكاتبات اداري كه خود شامل عمليات «دريافت» و «ثبت» و «توزيع» مكاتبات است، نوعي طبقه‌بندي در مورد اسناد تلقي مي‌گردد كه ظاهراً هنوز سند وارد مرحله بايگاني نشده است.

اطلاعات بیشتر...

اصول و فنون بايگاني

بايگاني را فن طبقه‌بندي، تنظيم، حفظ و نگهداري اسناد و مدارك گويند، بنحوي كه بتوان با سرعت و سهولت و اطمينان و با درنظر گرفتن توسعه‌پذيري به سند و مدرك موردنياز دسترسي پيدا نمود. در اين تعريف جامع از فن بايگاني به اصطلاحات و مفاهیمي برخورد مي‌شود كه لازم به توضيح است.

اطلاعات بیشتر...

ارزشیابی اسناد

سنتها ودانش بشری به صورت مختلف ، نسل به نسل انتقال یافته اند و شکل مکتوب آن ، همواره دارای نقش واهمیت ویژه ای بوده و در این میان ، اسناد به عنوان معتبرترین منابع شناخت جوامع و فرهنگها ، نقش انکار ناپذیر در انتقال میراث بشری به نسلهای بعدی داشته و ازطرفی به مثابه ابزاری جهت انجام امور دولتها و همچنین وسیله اثبات حق و حقوق مردمان به شمار می رود.حفظ ونگهداری این میراث گرانبها ، همواره مورد توجه دولتها و افراد ذینفع بوده است . امروزه آرشیوها چنین مسئولیت سنگینی را بر عهده گرفته و علاوه بر آن خدمات ویژه ای را نیز ارائه می دهند .

اطلاعات بیشتر...

آموزش اصول بایگانی و دفترداری

گسترش فعالیت های مختلف در جامعه و افزایش جمعیت باعث ایجاد اسناد و مدارک بسیاری شده است. بسیاری از این اسناد و مدارک دارای اطلاعات مهم و ارزشمندی است ، به همین دلیل مدیریت اسناد و نحوه بایگانی اسناد حسابداری و به طور کلی طریقه اصول بایگانی و دفترداری در سازمان اهمیت بسیاری دارد. به همین دلیل در این مقاله به آموزش بایگانی و نحوه بایگانی نامه های اداری می پردازیم ، هم چنین به معرفی یک نرم افزار بایگانی اسناد که امروزه بسیار مورد استفاده قرار می گیرد ، می پردازیم.

اطلاعات بیشتر...

فرآیند امحاء اسناد دارای مجوز

امروزه استفاده از سیتم های اتوماسیون اداری در کشور ما نیز رایج و مورد استفاده می باشد هرچند در این سیستم ها قسمتی نیز تحت عنوان بایگانی طرح ریزی گردیده است لکن قابلیت انجام وظایف یک بایگان را به صورت هوشمند ندارد . با توجه به اینکه معمولا نظام بایگانی در سازمان ها توسط افراد بایگان بعضا به صورت سلیقه ای عمل می شود بکارگیری نرم افزاری جامع که بتواند علاوه بر انجام وظایف بایگان قابلیت گزارش دهی و گزارش گیری داشته باشد مثمر فایده می باشد .

اطلاعات بیشتر...

حفاظت از اطلاعات شخصی در فضای آنلاین

بر کسی پوشیده نیست که محیط وب امکانی فوق‌العاده برای کاوش و تحقیق را فراهم می‌کند. درست مانند عبور از مسیرهای جذاب و پرخطر، در صورتی که امنیت خود را در این فضا حفظ نکنید، با مشکلاتی مواجه خواهید شد. خوشبختانه، به منظور حفاظت در برابر خطرات محیط آنلاین نیازی به داشتن تحصیلات پیشرفته در زمینه شبکه نخواهید داشت و تنها کافی است به مواردی که در ادامه ذکر می‌کنیم توجه کرده و به آن‌ها عمل کنید. بدین وسیله ریسک انجام کارهای اشتباه توسط شما به حداقل می‌رسد.

اطلاعات بیشتر...

اصول آرشیو

1-حفظ نظم سازمانی”Provenance”که نیازمندان است که اسنادشخص یاسازمان ،بااسنادشخص یاسازمان دیگرتداخل پیدانکنند.برای مثال:اسنادعضویت،اسنادمشاجره ومیانجی گری،اسنادمالی وجلسات نبایدبا یکدیگرمخلوط شوند. 2-اصل حفظ نظم اولیه که محتاج آن است که نظم آغازینی که زیرآن،سازمان یاشخص مبادرت به تولید،نگهداری واستفاده ازسندکرده است،محترم شمرده شده وبه همان ترتیب حفظ شودبنابراین اگرآرشیویست پرونده ای دریافت کردکه به شکل شماره ای وبرحسب کد پستی تنظیم شده بود،حفظ این نظم ضرورت دارد.

اطلاعات بیشتر...

وسایل و ابزار بایگانی

در یک واحد بایگانی بطور معمول و وسایل و ابزارهایی با توجه به تعداد پرونده ها ، جا و مکان ،انواع پرونده ها ، روش ها و سیستم هاي بایگانی ، تشکیلات سازمانی و شرح و نوع وظایف سازمان ها بکار گرفته می شود که این وسایل میتواند بطور متعارف شامل موارد زیر باشد. -1 پوشه انواع کاربرد استفاده پوشه ها در بایگانی: الف- پوشه بصورت آویزان: ب- پوشه بصورت عمودي: پ- پوشه بصورت افقی:

اطلاعات بیشتر...

طریقه بایگانی پرونده هاي پرسنلی

در چرخه ي فعالیت هاي سازمانی منابع انسانی مهمترین رکن فرآیند فعالیت یک سازمان محسوب می شود.هر سازمان و یا شرکتی بنا به نوع فعالیت و شیوه کاري خود در سطوح مختلف ناچار به مدیریت منابع انسانی است. منابع انسانی در هر سازمانی، شامل تمام کارکنان اعم از مدیران ، سرپرستان،کارشناسان،کارمندان و کارگران در سطوح مختلف شغلی است. روش هاي علمی ومتنوعی در طول سالیان گذشته و پس از ارائه نظریه مدیریت علمی توسط فردریک وینسلو تیلور در زمینه مدیریت منابع انسانی ارائه شده و هیچ سازمان بزرگ و کوچکی نیست که به اهمیت آن واقف نباشد.

اطلاعات بیشتر...

حفاظت و نگهداری مجموعه تمبر

بسیاری از مجموعه داران و تمبرشناسان با آگاهی از اهمیت حفظ و نگهداری صحیح مجموعه های تمبر و دیگر اقلام پستی، همواره می کوشند تا با رعایت اصول مربوطه، مجموعه های خود را برای تحویل به صاحبان آینده آنها، حفظ نمایند. در کنار این عده، معدود افرادی نیز هستند که با بی اعتنایی به نحوه مراقبت از مجموعه های تمبر، به ارائه نظراتی « این مجموعه در طول حیات من محفوظ خواهد ماند» اکتفا می کنند. کتابخانه بریتانیا متولی مجموعه های ملّی با ارزش بین المللی است که سابقه حفظ و نگهداری برخی از آنها در این کتابخانه به بیش از 250 سال می رسد.

اطلاعات بیشتر...

مديريت اسناد و بايگاني

رشد جمعيت ، توسعه ي فعاليت هاي سياسي، اجتماعي، فرهنگي، حقوقي، اقتصادي منجر به ايجاد روز افزون سوابق اداري مي شود و در هر سازمان، نتايج انديشه ها، اقدامات و فعاليت های انجام شده به صورت سند نگهداري مي شوند، اين اسناد، شامل اطلاعات وتجربيات گران بهايي است كه در يكي از ابزارهاي مهم مديريت ،تهيه برنامه ها و تصميم گيري هاي اداري محسوب ميگردد.

اطلاعات بیشتر...

لزوم بازنگری در نگارش اسناد رسمی

در نظام حقوقي ايران تنظيم و ثبت اسناد رسمي بر عهده‌ي دفاتر اسناد رسمي قرار گرفته است. دفاتر اسناد رسمي: دفترخانه اسناد رسمي واحدهای وابسته به وزارت دادگستري است جهت تنظيم و ثبت اسناد رسمي طبق قوانين و مقررات موادي در آئين نامه دفاتر اسناد رسمي مصوب سال 1317 به بعضي از مفاد و مندرجات اسناد رسمي توجه نشان داده است. در ماده 26 اين قانون نيز آمده كه در اسناد اجاره بايد در متن سند تصريح شود كه اگر بعد از گسستن عقد و يا پس از انقضاء مدت اجاره عين مورد اجاره تخليه نشود مالك بايد بهره بهاي زمان تصرف را بدهد. در مواد بعدي اين آئين نامه كه در خصوص معاملات غيرمنقول است، بيشتر شكل ظاهري اسناد مورد توجه قرار گرفته و قانونگذار به نحوي از مفاد اسناد صحبت نموده كه ظاهراً متوني مورد قبول همگان جهت ثبت اسناد، وجود داشته و آنگاه جزئيات مندرجات آن را توضيح داده است.

اطلاعات بیشتر...

محل مناسب بایگانی

اتاق هاي بايگاني، مهم ترين بخش از ساختماني است كه به موضوع حفظ و نگهداري سوابق اختصاص داده شده است.به دليل وزن سنگين پرونده ها، مناسب ترين محل براي استقرار بايگاني، طبقات پائين تر ساختمان مي باشد. محوطه هائي كه داراي مشخصات زير م يباشند، براي بايگاني نا مناسبند: - محيط هاي غير سالم، مانند سردابهاي مرطوب و محوطه هاي زير شيرواني . - محيط هاي خطر ناك، مانند محوطه هائي كه نزديك ديگ بخاراست. - محيط هاي داراي مشكل از نظر دسترسي. - محيط هاي فاقد نظارت - جهت بايگاني اسناد محرمانه.

اطلاعات بیشتر...

روش هاي تنظيم پرونده هاي بايگاني

نحوة چيدمان و قرار دادن پرونده ها را در قفسه هاي بايگاني تنظيم گويند. روش هاي تنظيم با توجه به عملكرد و نياز دستگاه متفاوت است و به چند نوع مختلف تقسيم مي گردد.

اطلاعات بیشتر...

مزایای اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری استفاده از سیستم های نرم افزاری است که کیفیت و دقت امور اداری را افزایش می دهد و ما می خواهیم در مقاله به مزایای اتوماسیون اداری و همچنین معایب آن بپردازیم.

اطلاعات بیشتر...

برخي از مزايا و معايب استفاده از سيستم هاي اتوماسيون اداري

مزايا : حذف کاغذ از چرخه مکاتبات اداری صرفه جويي زمان درانجام چرخه هاو تعاملات اداري و دريافت سريع پاسخ ها و ارجاعات پاسخگويی سريع و به موقع به مراجعان ثبت و نگهداری بهينه اطلاعات جستجوی آسان در اطلاعات ذخيره شده اعمال کنترل مناسب برکارکارکنان بهبود ارتباط درون سازمانی به حداقل رسيدن توقف، اشتباه، تكرار و بيهوده كاري حفظ اسناد در عين دسترسي آسان به آنها ذخيره متمركزالكترونيكي با فضاي كمتر و امنيت اطلاعات بالاتر سهولت و سرعت در گردش عمليات معايب : با عرضه سيستم هاي اتوماسيون اداري، براثر تحولي كه درسيستم اداري هرسازم ان ايجاد مي شود، معمولا با برخي مشكلات نيز روبر هستيم . از جمله آن ها عبارتند از: ناآشنايي محيط هاي نرم افزاري براي برخي ازكاربران و راحتي و ملموس بودن استفاده از كاغذ بصورت سنتي نياز به درج هاي ازآگاهي فني درميان كاربران سيستم زيادشدن تعاملات درون سازماني و نياز به فرهنگ سازي مناسب و ارتقاء سطح اگاهي كاركنان پيچيده تر شدن مشكلات بعلت استفاده از ابزارمدر نتر نياز به بسترسخت افزاري و شبكه مناسب و كارا و نياز به پشتيباني به موقع و مداوم نياز به صرف هزينه (سخت افزار، نرم افزارو پشتيباني بي وقفه)

اطلاعات بیشتر...
اولین  قبلی  1  2  3  4  5  بعدی  آخرین
مشاوره رایگان و کارشناسی تخصصی