» منوی هدر » مقالات » نگهداری اسناد

محل مناسب بایگانی

اتاق هاي بايگاني، مهم ترين بخش از ساختماني است كه به موضوع حفظ و نگهداري سوابق اختصاص داده شده است.به دليل وزن سنگين پرونده ها، مناسب ترين محل براي استقرار بايگاني، طبقات پائين تر ساختمان مي باشد. محوطه هائي كه داراي مشخصات زير م يباشند، براي بايگاني نا مناسبند: - محيط هاي غير سالم، مانند سردابهاي مرطوب و محوطه هاي زير شيرواني . - محيط هاي خطر ناك، مانند محوطه هائي كه نزديك ديگ بخاراست. - محيط هاي داراي مشكل از نظر دسترسي. - محيط هاي فاقد نظارت - جهت بايگاني اسناد محرمانه.

اطلاعات بیشتر...

درباره پارتیشن بندی بیشتر بدانیم.

پارتیشن بندی، یکی از تجهیزاتی است که ممکن است در هر اداره یا سازمانی به چشم شما خورده باشد. از پارتیشن بندی در مکان های مختلف و به منظور کاربردهای متفاوت می توان استفاده کرد. برای اینکه بدانیم چه نوع پارتیشن بندی با چه متریالی به کار ما می آید و انتخاب درستی در خرید داشته باشیم به انواع پارتیشن بندی در ادامه می پردازیم.

اطلاعات بیشتر...

روش هاي تنظيم پرونده هاي بايگاني

نحوة چيدمان و قرار دادن پرونده ها را در قفسه هاي بايگاني تنظيم گويند. روش هاي تنظيم با توجه به عملكرد و نياز دستگاه متفاوت است و به چند نوع مختلف تقسيم مي گردد.

اطلاعات بیشتر...

مزایای اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری استفاده از سیستم های نرم افزاری است که کیفیت و دقت امور اداری را افزایش می دهد و ما می خواهیم در مقاله به مزایای اتوماسیون اداری و همچنین معایب آن بپردازیم.

اطلاعات بیشتر...

برخي از مزايا و معايب استفاده از سيستم هاي اتوماسيون اداري

مزايا : حذف کاغذ از چرخه مکاتبات اداری صرفه جويي زمان درانجام چرخه هاو تعاملات اداري و دريافت سريع پاسخ ها و ارجاعات پاسخگويی سريع و به موقع به مراجعان ثبت و نگهداری بهينه اطلاعات جستجوی آسان در اطلاعات ذخيره شده اعمال کنترل مناسب برکارکارکنان بهبود ارتباط درون سازمانی به حداقل رسيدن توقف، اشتباه، تكرار و بيهوده كاري حفظ اسناد در عين دسترسي آسان به آنها ذخيره متمركزالكترونيكي با فضاي كمتر و امنيت اطلاعات بالاتر سهولت و سرعت در گردش عمليات معايب : با عرضه سيستم هاي اتوماسيون اداري، براثر تحولي كه درسيستم اداري هرسازم ان ايجاد مي شود، معمولا با برخي مشكلات نيز روبر هستيم . از جمله آن ها عبارتند از: ناآشنايي محيط هاي نرم افزاري براي برخي ازكاربران و راحتي و ملموس بودن استفاده از كاغذ بصورت سنتي نياز به درج هاي ازآگاهي فني درميان كاربران سيستم زيادشدن تعاملات درون سازماني و نياز به فرهنگ سازي مناسب و ارتقاء سطح اگاهي كاركنان پيچيده تر شدن مشكلات بعلت استفاده از ابزارمدر نتر نياز به بسترسخت افزاري و شبكه مناسب و كارا و نياز به پشتيباني به موقع و مداوم نياز به صرف هزينه (سخت افزار، نرم افزارو پشتيباني بي وقفه)

اطلاعات بیشتر...

مفهوم كدينگ يا كدگذاري نامه ها (پيش كد) در روش سنتي (دستي)

معني و مفهوم واقعي كدگذاري در درجه اول به منظور شناسايي و تشخيص سريع واحدهاي اقدام كننده نامه است . همچنين به منظور سرعت بخشيدن در امور ارجاع نامه هاي وارده به واحدهاي اقدام كننده نيز ، كدگذ اري مي تواند جوابگوي مناسبي باشد. هر سازمان معمولا براي كد گذاري انواع نام ههاي خود از يك روش كدگذاري كه غالبا بيانگر معنا و مفهوم خاصي است استفاده م يكنند. حتي در بعضي مواقع ، سازما نها براساس سليقه شخصي خود و بدون هدف و منظوري خاص، يك روش كدگذاري مشخص م يكردند . در اغلب موارد عبارت پيش كد نيز جايگزين عبارت كدينگ يا كدگذاري مي شود .به طور معمول براي كدگذاري از روشهاي متداولي استفاده میشود.

اطلاعات بیشتر...

گردش اسناد و مکاتبات اداری

نوشته‏ های اداری ابزار انتقال اطلاعات از انجام وظایف و مسوولیت های اداری در جهت رسیدن به اهداف سازمان است. نوشته ‏های اداری دارای ارزش و اعتبار خاص می ‏باشد و بسیاری از آنها به عنوان اسناد با ارزش ارزیابی می ‏شوند. نوشته‏ های اداری سهم بزرگی در رسیدن سازمان به اهداف و انجام مسوولیت های اداری دارد گردش صحیح این مکاتبات و رعایت اصول مدیریت اسناد و عمل به آنها باعث پیشبرد بهتر امور و بهره ‏وری بیشتر در سازمان می ‏شود. در هر سازمان دو نهاد دبیرخانه و بایگانی در ایجاد ارتباط بین اسناد و مخاطبان اسناد و اجرایی کردن مدیریت آن سهم و جایگاه خاصی دارد.

اطلاعات بیشتر...

بایگانی راکد چیست؟

سوابق، در پي انجام وظايف هر سازمان ايجاد و يا دريافت مي شوند و در زماني كه عملي پايان نيافته ، سوابق مربوط به آن ،جاري و پس از اتمام مراحل كار ، غيرجاري يا راكد تلقي مي شوند. در واقع ، به علت عدم استفادة روزانه ، بايد تحت شرايط خاصي براي مدت معيني در سازمان ايجاد كننده به عنوان بايگاني نيمه جاري يا نيمه راكد نگهداري شوند. نگهداري اين گونه سوابق ، موجب هزينة زياد مي گردد. لذا مديريت امور اسناد غير جاري ، امروزه بيش از پيش مورد توجه مسئولان اداري بويژه سازمان هاي بزرگ مي باشد. هدف از برنامة امور اسناد غيرجاري ضمن تقليل و صرفه جوئي قابل توجه درجا، نيروي انساني و وقت بررسي و عمل تصفيه و تفكيك سوابق باارزش از بی ارزش مي باشد.

اطلاعات بیشتر...

کابینت های انبار موزه ای

کابینت انبار موزه ای استاندارد، عریض، صندوقی، کابینت های مخصوص نگهداری حشرات، نقشه و کابینت های مخصوص نگهداری گیاهان خشک شده در موزه ها موضوع مورد بحث ما در این مقاله می باشند.

اطلاعات بیشتر...

روشهاي دريافت و نگهداري و مراجعه وامحاء

در بسياري از مراكز بايگاني راكد ، سوابق به صورت امانت به سازمان توليد كننده يا صاحب آن ارسال م يگردد. در صورت عاريت ، سازمان مي تواند تا رفع نياز آنها را نزد خود نگه دارد. گاهي پرونده ها به لحاظ نياز مبرم ، به سازمان اصلي خود عودت داده مي شوند.

اطلاعات بیشتر...
اولین  قبلی  1  2  3  4  5  بعدی  آخرین
مشاوره رایگان و کارشناسی تخصصی