بایگانی اسناد

آرشیو و کارکردهای آن

کارکردهای آرشیو

کارکردهای آرشیو

 

آرشیوها حافظه تاریخی ملت ها هستند و وظیفه حفظ نگهداری و سازماندهی کلیه اسناد و منابع تاریخی مرتبط با یک کشور را بر عهده دارند. آرشیوها را می توان از لحاظ شمول دربرگیری منابع،دایره اختیارات و شرح وظایف به آرشیوهای ملی منطقه ای و محلی تقسیم نمود،که به خاطر در برداشتن منابع مختلف کارکردهای متفاوتی را در جمع آوری ،نگهداری و سازماندهی اسناد بر عهده دارند.

درباره عملکرد بایگانی ریلی  بیشتر بدانید.

انواع آرشیو

در ادامه به انواع آرشیو ملی، خدماتی، منطقه ایی و مدیریت اسناد می پردازیم.

آرشیو ملی:

ارزشیابی، نگهداری، ساماندهی و اطلاع رسانی اسناد اداری و ملی از طریق آرشیو مرکز و شعبه های شهرستان ها اقدام به مدیریت اسناد می نماید

درباره تفاوت کمد بایگانی و کمد بایگانی ریلی شرکت اوژن  بیشتر بدانید.

فراهم سازی دستیابی به اسناد ملی برای مردم و مسئولان در ساده ترین و مؤثرترین شکل و حفظ حقایق تاریخی برای آیندگان

ترویج آگاهی نسبت به امورات ملی و آرشیوهای خصوصی و کلیه کاربردهای آرشیو برای محققان و عموم

جامعیت در مستندات ملی و شخصی، قابلیت دسترسی به مجموعه ها، هدایت سازمان های دولتی در جمع آوری اسناد
حفظ آرشیو مرکزی به عنوان دروازه ورود به اطلاعات، بر عهده گرفتن نقش بین المللی در گسترش و تحقق استانداردها و نگهداری اسناد

هدایت سازمان های دولتی در مدیریت مجموعه ها، مدیریت اطلاعات دانش، فراهم سازی خدمات یکپارچه
اعمال استانداردهای لازم محیطی برای اسناد
بروز سازی استانداردهای حفاظت
تجهیزات و دانش روز برای حفاظت
تاکید بر حفظ اصل اسناددر شیوه های دسترسی به آن
بررسی و بازبینی منظم آرشیوها برای مطمئن شدن از حفاظت
بررسی روش های جدید نگهداری از اسناد
ایجاد منابع ده با آن
ـترویری اسناد دیجیتال
اسناد الکترونیک و ضرورت توجه به طبقه بندی و نگهداری آن ها
بر عهده گرفتن نقش کلیدی در مورد اسناد الکترونیکی و تهیه استانداردهای بین المللی برای آماده کردن آرشیو دیجیتال.

درباره تفاوت قفسه کتابخانه و قفسه کتابخانه ریلی شرکت اوژن  بیشتر بدانید.

خدمات:

راه اندازی خدمات تبار شناسی در اسناد ملی
ایجاد آرشیوهای تخصصی در سطح کشور مانند پزشکی
ورود اطلاعات اسناد و فهرست نویسی آنها و قابلیت جستجوی منابع
تعیین شیوه های مناسب جستجو دقیق فهرست ها براساس معیارهای گوناگون
خدمات اینترنتی و استفاده از اینترنت.
راه اندازی امکان استفاده از اطلاعات و کپی اسناد از راه دور
برگزاری همایش ها
مرکز یادگیری مجازی برای معلمین و دانش آموزان
اتاق های محققان راه دور و خدمات مرجع با کیفیت ارائه شود
افزایش توانایی کارکنان در اطلاع رسانی مجموعه ها
افزایش ظرفیت سیستم های فناوری اطلاعات برای فراهم کردن خدمات و جستجوی اسناد در وب
پاسخگویی سریع به درخواستهای سندی.
تأکید بر استفاده از اسناد الکترونیک.
گسترش همکاریهای سندی و آماده سازی اطلاعات اسناد و سایر مراکز
فراهم سازی امکانات و تجهیزات استفاده از آرشیوها برای همه
افزایش خدمات راه دور آرشیو

درباره کمد کشویی بایگانی  شرکت اوژن  بیشتر بدانید.

مدیریت اسناد:

کار با سازمانهای دولتی جهت افزایش آگاهی و ارزش مدیریت اطلاعات
یکپارچه کردن برنامه های کار و ساخت ظرفیت مدیریت اطلاعات برای اشتراک گذاری منابع و تولید ابزارهای عملی
منظم و مرتب سازی پیشینه های دولت با هدف مدون کردن برنامه ها با ایجاد سیستم رده بندی عملکردی
الگوسازی مدل منابع سازمان ها و مؤسسات دولتی برای مدیریت مؤثر گذشته
تشکیلات و آرشیو دولتی دانش مدار
ایجاد امکانات کامپیوتری
بهره وری صحیح ازمنابع به منظور تحقق صحیح اهداف
هماهنگی با سازمانهای دولتی و تنظیم عملکرد آنها
مدیریت تولید اسناد دولتی و تشخیص اسنادی که ارزش نگهدای دارند.
انتخاب سیاستهای دقیق گزینش سندی
گسترش استانداردها و استفاده از آرشیو
مدیریت تولید اسناد الکترونیک
گسترش آگاهی از جایگاه اطلاعات اسناد برای مشخص کردن نقش آرشیوها
برگزاری دوره های آموزشی مجازی برای آموزش نیروها
برگزاری دوره های آموزشی برای ارتقاء دانش
تجزیه و تحلیل نیازهای آموزشی به منظور توانمندسازی کارکنان جهت کار در آرشیو

همچنین مقاله تاریخچه دفاتر اسناد رسمی را مطالعه کنید.

آرشیو های منطقه ای:

این آرشیوها می توانند شعبه ای از آرشیو مرکز، آرشیوهای ایالتی و یا آرشیوهای موضوعی باشند
شعبه اسناد ملی در خراسان،مرکز اسناد آستان قدس و یا آرشیوهای منطقه ای جنگ
آرشیوهای محلی: آرشیوهای شهری و آرشیوهای روستایی
آرشیوهای موضوعی: آرشیو مرکز اسناد انقلاب اسلامی
آرشیوهای خصوصی: موسسه مطالعا ت وپژوهشهای تاریخ معاصر.

 

اوژن ، کیمیاگر فضا در دنیای بایگانی اسناد و انبار کالا

منبع: www.ozhanco.com

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *