بایگانی اسناد

اصول آرشیو

اصول آرشیو

اصول آرشیو

مواد آرشیو

مواد آرشیو به موادی گفته می شود که در توصیف کتاب ها و جزوه ها متناسب نیستند و استفاده از برخی از آنها نیازمند تجهیزات خاص مانند مواد بصری و شنوایی و مواد ارزش تاریخی است. برخی از مواد آرشیو شامل: استاندارد، اسلاید، اطلس، تصاویر پس زمینه، بروشورها، پوستر، تقویم، تمبر، صفحه، یادداشت، طراحی، عکس، گزارش، فیلم، میکرو قالب، نقشه، نوار، صفحه فشرده، فرمان، نامه، مهر،اجاره نامه.

درباره عملکرد بایگانی ریلی  بیشتر بدانید.

اصول بایگانی با توجه به ماهیت اسناد بایگانی، آنها اصول را در آرشیوهای حاکم تعیین کرده اند، مهمترین آنها عبارتند از:

اصل مبدأ یا مبدأ آرشیو

اصل مبدأ یا مبدأ که به عنوان اولین اصل کلی آرشیو ها در نظر گرفته می شود، به این معنی است که اسناد یک سازمان خاص به طور کلی وابستگی های وابسته نباید با سایر اسناد سازمان مرتبط باشد؛ و (2) اصل اصل نظم، که از اصل اصلی حاصل می شود، بدین معنی است که نویسنده یا نویسندگان براساس یک هدف خاص، اسناد را کنار هم قرار داده اند و فرض می شود که آرایش تاریخی موضوعی، الفبایی عددی یا هر روش دیگر منطق است و نباید این منطق را خراب کند.

درباره تفاوت قفسه بایگانی  و قفسه بایگانی ریلی شرکت اوژن  بیشتر بدانید.

برخی از محققان اصول بایگانی را به سه یا چهار گروه تقسیم می کنند: اصل حفظ اولویت، اصل نظم اولیه، اصل شرح مجموعه ای از اسناد و اصل کنترل سطوح. سه اصل اول قرن نوزدهم در اروپا معرفی شد و اصل چهارم توسط آرشیوگرای آمریکایی توسعه یافت.

تنظیم و دسته بندی توضیحات و توصیف مواد آرشیوی، از لحاظ نظری و عملی، نسبتا اخیر است. از لحاظ تاریخی، پیچیدگی و پیچیدگی اسناد بایگانی، و نیز استفاده از آنها در گذشته، برای مسئولان بایگانی و کاربران اسناد ایجاد نشد. با این حال، در قرن هجدهم، موجودی گنجینه های بایگانی به طرق مختلفی تنظیم شد.

درباره تفاوت قفسه کتابخانه و قفسه کتابخانه ریلی شرکت اوژن  بیشتر بدانید.

در نیمه دوم قرن نوزدهم، نتایج مضر مقررات موضوعی، و همچنین درک کامل از طبیعت و ویژگی های اسناد بایگانی، منجر به ظهور اصل منشاء (مبدأ) و اصل احترام به سفارش اصلی.

سازماندهی و تهیه شرح اسناد آرشیو بسیار مربوط به ساخت دفتر و مراحل بایگانی و سیستم های سازمان های منبع آنها است. بنابراین، دفتر مواد بایگانی می کند که مواد در یک مرکز بایگانی مطابق با قواعد مواد آرشیوی چند سطحی تنظیم شده باشد. روش طبقه بندی و تنظیم برای توصیف اسناد شامل موارد زیر است:

گروه مستند

تنظیم در سطح گروه سند این است که اعداد بازیابی را به اسناد جدید و اضافه شده بر مبنای مبدأ اسناد یا ارتباط آنها با یکدیگر اختصاص دهید. اما در تعریف یک گروه سند، مفهوم منشا، با این وجود اساسی، می تواند به دلیل سایر ملاحظات عملی، به ویژه تاریخ اداری، پیچیدگی و تعداد اسناد، تنظیم شود.

درباره قفسه بایگانی کشویی شرکت اوژن  بیشتر بدانید.

اصلاح دیگری در مفهوم گروه سند، گروهی از اسناد مجموعه است. برای جلوگیری از ایجاد چندین گروه مستقل کنترل نشده، اسناد از تعدادی از موسسات کوچک یا جداگانه، سازمان هایی که عمر کوتاهی دارند اما وابسته به یکدیگر یا مرتبط با یکدیگر هستند (مانند پرونده های دادگاه های منطقه ای و یا کمیسیون های مورد نظر). در این گروه، سوابق هر مؤسسه یک زیرگروه متمایز و متمایز تشکیل می دهند. هر مجموعه سند می تواند به یک گروه سند تک تعلق داشته باشد و تلاش سند برای حفظ سند در یک مکان نگهداری می شود.

گنج راه اندازی

در بایگانی سطح گنج زمانی است که اسناد تشکیل دهنده یک گروه در یک گنج تنها قرار می گیرد، که با توجه به نوع گنج و رشد کمی و کیفی موجودی هر گنج متفاوت است. قرار دادن گروههای سند در واحدهای آرشیو ممکن است اساسا مبتنی بر تمایز بین اسناد دولتی و نسخ خطی خصوصی (از جمله اسناد شخصی) باشد یا ممکن است در گنج دولتی براساس تقسیم سلسله مراتبی یا کار انجام شود.

بسیاری از آرشیوهای حقوقی و حقوقی، به غیر از دفاتر اداری (اداری) و بسیاری از آرشیوهای نظامی جداگانه نگهداری می شوند، و گروه های مستند و مستقل شهری عموما از سوابق دولت استان در بایگانی های دولتی جدا می شوند. به طور معمول، برای مجموعه های مهم کارتوگرافی، تصویری، صوتی و اسکن ماشین قابل خواندن، واحد های آرشیو جداگانه وجود دارد.

همچنین مقاله آرشیو چیست؟ را مطالعه کنید.

 

زیرگروه ها

سطح سوم تنظیم زیر گروه ها در هر گروه سند است. هدف از زیرگروه تشخیص بین اسناد تمام ادارات و ادارات است که یک گروه سند را تشکیل می دهند.

 سری (نمرات)

مجموعه ای از معیار بایگانی شامل سوابق مواردی است که تهیه کننده، نگهدارنده و مدیریت کاربر برای آنها بر اساس یک سیستم بایگانی واحد یا به دلیل ارتباط آنها با یک کار خاص یا موضوع، نتیجه یک فعالیت خاص یا یک فرم خاص به طور كلي منشاء اين مجموعه ها از لحاظ سلسله مراتبي، زير گروه هاي خاصي را كه در آن مجموعه ها قرار دارد مشخص مي كنند، اما در مواردي كه زير گروه ها بر اساس سلسله مراتب نيستند، موقعيت زير گروهي از مجموعه مربوطه متفاوت است.

بایگانی سازندگان، بر اساس مطالعه پیشینه اداری، ساختار و وظایف مؤسسه مربوطه، و همچنین، بر اساس مطالعه خود، باید فیزیکی مناسب برای هر سری در هر گروه زیر را در نظر بگیرند. هدف از تطابق سطح، تسهیل استفاده از اسناد در حالی که حفظ انسجام آنها در موضوع سازمانی و کار است.

 واحد مورد

هنگامی که مجموعه در یک ساختار زیر گروه یک گروه سند خاصی تنظیم می شود، کار بر روی سطح واحد فایل تنظیم می شود. اکثر سری ها براساس سیستم بایگانی است که توسط نويسنده سند استفاده می شود.

اسناد مرحله نهایی این است که سطح سند را تنظیم کنید، که شامل کنترل و در صورت لزوم اصلاح محل اسناد، پیوست ها، ضمیمه ها و هر اسنادی که اسناد شیر را تشکیل می دهند و در مجموع یک واحد از فایل است. در بسیاری از گنجینه های مهم اسناد، مقررات در این سطوح ضروری است زیرا مقدار زیادی از اسناد جدید آرشیو های عملیاتی و به ویژه برای سری هایی که از طریق تولید میکروفیلم و یا سایر روش های کپی کردن از طریق استفاده از عکاسی میسر می شود.

اوژن ، کیمیاگر فضا در دنیای بایگانی اسناد و انبار کالا

منبع: www.ozhanco.com

 

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *