بایگانی اسناد

روشهاي دريافت و نگهداري و مراجعه وامحاء

روش هاي دريافت،نگهداري، مراجعه و امحاء

روش هاي دريافت،نگهداري، مراجعه و امحاء

بايگاني راكد با هماهنگي مدير اسناد هر سازمان، نسبت به كلية وظايف خود از مرحلة دريافت تا امحا اقدام مي كند. به اين جهت مركز بايگاني تعليمات لازم را با توجه به دستورالعمل هاي مركز بايگاني در زمينة روش هاي انجام كار، با رابطان و نمايندگان سازمان ها هماهنگ مي كند.

درباره انتخاب قفسه انبار مناسب جهت  قفسه بندی انبار خود بیشتر بدانید.

روش دريافت:

اولين اقدام در هر سازمان، بسته بندي كردن سوابق است. سوابق را مي بايد بدون تغيير روش در شيوة نگهداري و بايگاني مورد عمل آنها، در جعبه ها گذاشت و راهنمائي لازم در پيشاني جعبه ها نوشته شود.

سوابقي كه مدت زمان نگهداري متفاوت دارند، يعني از نظر نگهداري و امحا داراي عمر متفاوت مي باشند، نبايد در يك جعبه قرار داده شوند و هر جعبه مي بايد محتوي يك موضوع از سوابق باشد. هر رديف سابقه، شامل مجلدها و پرونده هائي است كه با روش ٢١ بايگاني واحد تنظيم شده اند يا به علت آنكه مربوط به يك موضوع معين كلي يا جزئي و يا ناشي از اقدامات مشابهي مي باشد، به عنوان يك دسته يا رديف نگهداري مي شوند. نيز ممكن است يك رديف، شامل يك پوشه و يا ده متر مكعب سوابق باشد. كلية سوابق غيرجاري، كه در يك رديف مي گنجد، با هم ارسال خواهند شد و از يك شمارة مسلسل براي هر رديف، استفاده مي شود.

واحد دريافت مركز بايگاني راكد براي دريافت هر رديف يك شماره دريافت يا ورود يا تحويل تعيين مي كند و ضمن رسيد كردن تعداد جعبه ها و رديف ها ، فهرست جامعي از سوابق هر رديف را نيز تحويل ميگيرد. مدير اسناد هر سازمان ، قبل از ارسال هر رديف ، فرم ارسال سوابق را كه در سه نسخه تهيه مي شود- تكميل مي كند.

درباره تفاوت  قفسه راک  و قفسه راک ریلی شرکت اوژن بیشتر بدانید.

طريقة تكميل فرم ارسال سوابق به مركز بايگاني راكد:

بديهي است حداقل صرفه جوئي در طريقة ارسال سوابق راكد بايد در نظر گرفته شود. چنانچه سازمان ارسال كننده در حوزة فعاليت مركز بايگاني راكد باشد، اين انتقال توسط مركز و چنانچه در ساير نقاط باشد، از امكانات پست سفارشي يا را ه آهن و يا امكانات ساير سازمان ها استفاده مي شود.

 

انبار كردن و نگهداري سوابق غيرجاري:

قسمت دريافت مركز اسناد، پس از وصول جعبه ها و فرم انتقال يا ارسال سوابق، به هر جعبه شمارة اختصاصي مي دهد و در فرم انتقال ذكر مي كند. اين شماره، مبناي كار مركز اسناد است و تعيين شماره با استفاده از نقشة كاملي حاوي انبارها و محل قفسه ها و شماره گذاري آنها صورت م يگيرد و به كمك يك انديكس فلزي (كه داراي صفحات مدور و گردان است ) فضاي آزاد و اشغال شدة مركز را نشان مي دهد. بدين ترتيب، جعبه ها را پس از شماره گذاري، در محل هاي اختصاص يافته قرار مي دهند.

فرم انتقال سوابق، در سه نسخه تهيه مي شود: نسخة اول در قسمت امحا، نسخة دوم در سازمان مربوط و نسخة سوم، به قسمت مراجعه فرستاده ميشود.

 

درباره تفاوت پالت راک  و پالت راک اتوماتیک شرکت اوژن  بیشتر بدانید.

قسمت مراجعه و دسترسي به سوابق:

پركارترين قسمت مركز اسناد، قسمت مراجعه و دسترسي به سوابق مي باشد. اين قسمت، سوابق هر سازمان را برحسب نام سازمان، تاريخ و سال دريافت و با شمارة دريافت نگهداري مي كند و آن را فرم راهنماي قفسه ها مي نامند. معمولاً سوابقي كه بكلي راكد نشده اند و مورد مراجعة بيش تر مي باشند، به تقسيمات كوچك تري نظير گروه و دسته و حتي موضوع هاي جزئي تقسيم مي شوند. در قسمت مراجعه، سوابق براي مراجعة كاركنان سازمان توليد كننده و مراجعه كنندگان و محققان، آمادة سرويس دهي مي باشد.

تهية اطلاعات مورد نياز، انجام عسكبرداري و تهية رونوشت و روگرفت از سوابق، به عهدة اين قسمت مي باشد. سازمان توليد كننده، با مراجعه به نسخة دوم فرم انتقال سوابق، در هر زمان برحسب شرايط نوشته شده در آن، مي تواند به سوابق خود مراجعه كند.

همچنین مقاله ساخت انبار مدرن و انواع انبارها  را مطالعه کنید.

در قسمت مراجعه به سوابق، هر فرد مسئول سوابق يك يا چند سازمان مي باشد. اين امر، موجب مي شود كه كاركنان آگاهي بيش تري به نحوة نگهداري و مراجعه به سوابق پيدا كنند. بقية تشريفات مركز بايگاني راكد، همانند ادارة ساير بايگاني ها مي باشد.

مثلاً زماني كه سابقه اي برداشته مي شود، كارت خروج يا كارت كنترل، جايگزين آن ميشود.

در بسياري از مراكز بايگاني راكد، سوابق به صورت امانت به سازمان توليد كننده يا صاحب آن ارسال مي گردد. در صورت عاريت، سازمان مي تواند تا رفع نياز آنها را نزد خود نگه دارد. گاهي پرونده ها به لحاظ نياز مبرم، به سازمان اصلي خود عودت داده مي شوند.

درباره تفاوت  پانل راک و پانل راک ریلی  و  پانل راک ریلی اتوماتیک شرکت اوژن بیشتر بدانید.

پيگيري سوابق در مركز بايگاني راكد، فقط در مواردي بايد صورت گيرد كه سازمان ايجاد كنندة آنها تقاضا كند و يا در ساير مقررات شرايط خاصي پيش بيني شده باشد. چنانچه در مورد محتويات بعضي از سوابق، اطلاعاتي مورد نياز مراجعه كنندگان باشد، مركز مي بايد بر اساس آئين نامة ذيربط و قانون تأسيس خود، آنچه را كه در سابقه درج گرديده، گزارش دهد.

كار تفسير و تجزيه و تحليل، برعهدة مركز نمي باشد. چنانچه تجزيه و تحليل اطلاعات مورد نياز باشد، بايد اصل سوابق و يا رونوشت آنها در اختيار متقاضي قرار گيرد.

عكسبرداري وقتي صورت مي گيرد كه برخلاف مقررات و روش كار سازمان ايجاد كنندة سوابق نباشد.

روش امحا:

پس از ورود اسناد غيرجاري از سازمان ها به قسمت دريافت مركز بايگاني راكد، يك نسخه از فرم ارسال و انتقال سوابق به قسمت امحا داده مي شود.

قسمت امحا، موظف است براساس دستورالعمل هاي اجرائي مربوط، برنامة امحا را تعيين كند تا در زماني كه سوابق سوابق ارزش خود را از دست مي دهند ، براساس مواعد مصوبه ، نسبت به امحاي آنها اقدام گردد. معمولاً فرايند امحا سالي دوبار و هر شش ماه يك بار صورت مي گيرد. امحا سازي، با تكميل فرم امحا و براساس مندرجات فرم ارسال سوابق انجام مي شود.

 

اوژن ، کیمیاگر فضا در دنیای بایگانی اسناد و انبار کالا

www.ozhanco.com

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *