اتاق هاي بايگاني، مهم ترين بخش از ساختماني است كه به موضوع حفظ و نگهداري سوابق اختصاص داده شده است.به دليل وزن سنگين پرونده ها، مناسب ترين محل براي استقرار بايگاني، طبقات پائين تر ساختمان مي باشد.
محوطه هائي كه داراي مشخصات زير م يباشند، براي بايگاني نا مناسبند:
– محيط هاي غير سالم، مانند سردابهاي مرطوب و محوطه هاي زير شيرواني .
– محيط هاي خطر ناك، مانند محوطه هائي كه نزديك ديگ بخاراست.
– محيط هاي داراي مشكل از نظر دسترسي.
– محيط هاي فاقد نظارت – جهت بايگاني اسناد محرمانه.
موارد درخور و مناسب بايگاني به شرح زير است :
2متر براي قفسه هاي ثابت داشته باشد – كف اتاق بايگاني، تحمل 1200 كيلو گرم بار را در هر متر مربع با ارتفاع استاندارد 20 درمورد كفپوش اتاق بايگاني، براي جلوگيري از برخاستن گرد و خاك، بهتر است از كفپوش قابل شستشوي ضد گرد و غبار مانند سراميك استفاده شود.
درباره عملکرد بایگانی ریلی بیشتر بدانید.
– پوشش داخلي و خارجي ديوارهاي بايگاني، از مصالح ضد رطوبت ساخته شده و از نظر حرارتي عايق بندي شده باشد. پنجره هاي
ديوارهاي خارجي باز شو شود.
– بهترين ميزان دما براي بايگاني، به طور متوسط 18 تا 20 درجه با رطوبت 50 درصد مي باشد.
– به منظور جلوگيري از تابش خورشيد، بهترين روش چيدمان پروند ه ها و قفسه ها، پشت به آفتاب و مخالف جهت راهروهاي بين قفسه هاست.
همچنین مقاله روش هاي تنظيم پرونده هاي بايگاني را مطالعه کنید.
حفاظت پرونده ها از گزند حشرات و قارچها، با تنظيم رطوبت و نور ارتباط مستقيم دارد؛ ولي براي مهار جوندگان، مسدود كردن
منافذ لوله هاي آب گرم، ورودي هواسازها و لول ههاي زهكشي، از مهم ترين اقداماتي است كه عموماً توصيه مي شود.
درباره تفاوت کمد کتابخانه و کمد کتابخانه ریلی شرکت اوژن بیشتر بدانید.
محافظ پروند ه ها:
محافظ پرونده ها، شامل انواع مختلفي است مانند پوشه، كارتن بندي، پروندان( زونكن) يا كلاسور كه با توجه به موارد زير
انتخاب مي گردد:
1- با قفسه هاي بايگاني از لحاظ نوع، اندازه و تعداد، مطابقت داشته باشد .
2- جنس محافظ، با توجه به عمر پرونده انتخاب گردد. پرونده هائي كه تا مدتها در بايگاني جاري كاربرد دارند، بهتر است جنس
محافظ آنها مقاوم و مستحكم باشد .
2 سانتيمتر
3- ضخامت پوشه يا پروندان (زونكن) با حجم سوابق داخل پرونده مطابقت داشته باشد. اصولاً نبايد قطر پرونده از 5
بيش تر شود و نبايد بيش از 150 برگ در پرونده بايگاني شود.
4- گيرة نگهداري يا الصاق كنندة سوابق نيز، تأثير زيادي در تعيين نوع محافظ پرونده دارد. معمولاً براي سهولت در ورق زدن
سوابق، ازپروندان (زونكن) با نصب پهلو استفاده مي شود. توجه شود كه اگر ميزان مراجعه به داخل پرونده زياد باشد نصب بالا در داخل پوشه موجب از هم پاشيدگي سريع پرونده خواهد شد.
درباره کمد بایگانی مجری شرکت اوژن بیشتر بدانید.
اداره امور بايگاني:
اداره امور بايگاني در هر سازمان با استفاده ازسه شيوه صورت مي گيرد:
1. نظام متمركز بايگاني
2. نظام غير متمركز
3. نظام پراكنده يا سيستم نيمه متمركز ( كنترل مركزي)
مزاياي نظام غير متمركز:
1. نزديك بودن پرونده ها به استفاده كنندگان
2.آشنا بودن اقدام كنند گان به عناوين پرونده ها
3. احساس تعلق بيشتر بايگان به اداره خود و در نتيجه كارآيي بيشتر.
اوژن ، کیمیاگر فضا در دنیای بایگانی اسناد و انبار کالا
منبع: www.ozhanco.com