اتوماسیون اداری به عنوان ربات هایی از سیستم های بایگانی نرم افزاری می توانند به تیم ها در جهت انجام امور باکیفیت تر و دقیق تر کمک کنند. رهبران مشاغل باید اتوماسیون کارهایی را که در دفتر اتفاق می افتد در نظر بگیرند یا خطر سقوط از رقبا را با ایجاد انگیزه در کارکنان پیدا کنند، تا فرصت های تأثیرگذار دیگری پیدا کنند. سازمان هایی که از این تکنولوژی عقب مانده اند ظاهرا در معرض ضرر هستند، زیرا اتوماسیون به منابع اجازه می دهد تا مستقیماً به سایر سرمایه گذاری های نوآورانه بپیوندند، و در نتیجه بازده و مقیاس مرکب حاصل شود. رهبران باید نوآوری کنند یا خطر سقوط از موقعیت رقابتی نداشته باشند.
درباره عملکرد بایگانی ریلی بیشتر بدانید.
در سازمان هايي كه پراكندگي جغرافيايي وسيعي دارند:
۱- گردش مكاتبات و كارها در حداقل زمان و با حداكثر سرعت لازم انجام خواهد شد. يعني يك نامه بلافاصله پس از ثبت در سازمان مبدا با فاصله زماني كمتر از ۳۰ ثانيه در كارتابل مسئولين سازمان مقصد قرار دارد. براي مثال در سازماني مثل وزارت امور خارجه، زماني كه نامه اي توسط سفيري در لندن توليد می شود بلافاصله همان نامه در دفاتر واقع در تهران بدون اين كه ثبت مجدد شود، قابل مشاهده است .
۲- ارباب رجوعان براي ثبت و تحويل نامه هاي خود مي توانند به هريك از مراكز مربوطه آن سازمان در تهران يا شهرستان ها مراجعه و نامه خود را تحويل و ثبت نمايند و براي پيگيري نامه هاي خو د نيز علاوه بر تلفن و اينترنت، مي توانند به نزديك ترين مركز مراجعه و از اقدام روي نامه خود، مطلع شوند.
درباره تفاوت کمد بایگانی و کمد بایگانی ریلی شرکت اوژن بیشتر بدانید.
۳- عمليات ثبت نامه در دبيرخانه با كمي كندي مواجه است ولي مابقي عمليات روي نامه با سرعت قابل توجهي انجام خواهد شد.
۴- هريك از مديران و مسئولين سازمان ها مي توانند براي جستجو و رديابي نامه هاي خود به صورت مستقل عملي نمايند و وابسته به افراد دبيرخانه و تايپيست نشوند.
۵- در روش سنتي چنانچه يك مدير قصد داشت از نحوه چگونگي ثبت نامه ها در دبيرخانه و مطابقت ساعت ورود نامه به سازمان، با ساعت ثبت آن در دبيرخانه مطلع شود مي بايست حتما از طريق واسطه (افراد دبيرخانه اي) و جستجو در دفتر انديكاتور از نتيجه كار اطلاع پيدا مي كرد ولي در سيستم اتوماسيون اداري همه افراد به صورت مستقل عمل مي كنند و نيازي به واسطه براي جستجو و اطلاع از چگونگي نامه ها ندارد. مشخصات ثبت نامه ها به صورت كامل در اختيار افراد مجاز قرار دارد .
۶- امكان گزارش گيري براي يك مدير از نحوه انجام كارها و مكاتبات افراد تحت الامر خود به راحتي و با استقلال كامل وجود دارد.
همچنین مقاله برخي از مزايا و معايب استفاده از سيستم هاي اتوماسيون اداري را مطالعه کنید.
۷- هنگام گردش نامه هاي محرمانه از طريق دستي، علي رغم دقت در نحوه بسته بندي و ارسال آن ها، ولي احتمال اين كه در حين ارسال، نامه توسط افراد غيرمجاز مشاهده شود خيلي بالا بود و اين مسئله هم به دليل اين كه افراد تقريبا به آن عادت كرده بودند برايشان حل شده بود و احساس مي كردند نامه هاي محرمانه شان با امنيت بالايي در گردش است و چنانچه در حين گردش، نامه محرمانه توسط افراد غيرمجاز مشاهده مي شد، پس از آگاهي از اين موضوع امكان هي چگونه رديابي نبود و مشخص نمي شد كه چه افرادي و در چه زمان هايي به اين نامه دسترسي پيدا كردند. درحالي كه امنيت در سيستم اتوماسيون اداري، از امنيت بالايي برخوردار است و هيچ يك از افراد غيرمجاز، نمي توانند از محتواي نامه اطلاع پيدا كنند. در واقع مي توان گفت امنيت در روش دستي، هيچ گونه كنترلي روي آن وجود نداشت ولي در سيستم اتوماسيون اداري اين امنيت كاملا كنترل شده و در صورت بروز مشكل به صورت كامل قابل رديابي و پيگيري است.
درباره تفاوت کمد کتابخانه و کمد کتابخانه ریلی شرکت اوژن بیشتر بدانید.
مزایای اتوماسیون اداری
به هر سازمانی اجازه می دهد تا تقریباً بدون کاغذ و کاملاً دیجیتالی عمل کند
امنیت بیشتر و پیش بینی پذیری فرآیندها
سازمان را مجبور به آزمایش و تعریف موارد مهم برای اتوماسیون می کند
امکان تمرکز بیشتر بر روی استثناء به جای صرف وقت در تک تک کارهایی که لازم است
دفاتر می توانند با منابع کمتری کار بیشتری را انجام دهند
با استفاده کمتر از کاغذ، کارتریج تونر و احتمالاً چاپگر، هزینه های خود را کاهش دهید
برای جلوگیری از استفاده کاغذ و جوهر برای محیط زیست برای اتوماسیون کارهای اداری بهتر است
کاهش کارهای دستی یا کارهای روزمره، کارکنان را از بی حوصلگی و نارضایتی (منبع) کاهش می دهد
فرهنگ نوآوری را ایجاد می کند زیرا مردم به دنبال مناطق دیگر برای بهبود با زمان بیشتر هستند
درگیر کردن کارمندان با اتوماسیون و تلاش هایی برای بهبود آن، اعضای تیم را توانمند می کند
درباره کمد بایگانی مجری شرکت اوژن بیشتر بدانید.
مضرات اتوماسیون اداری
هزینه های سرمایه گذاری اولیه ممکن است سازمان را از فرآیندهای خودکار سازی دور کند.
تیم به فرآیندهای خودکار / الکترونیکی متکی خواهد شد.
اتوماسیون ممکن است به عنوان یک گلوله برای برطرف کردن مشکلات سازمان یا شکاف های رقابتی دیده شود.
سازمان ها ممکن است مهارت لازم برای مدیریت تلاش های اتوماسیون اداری را نداشته باشند.
مشاغل ممکن است فرایندهای اشتباه را خودکار کنند.
تعامل تیم یا مشتری در صورت خودکار بودن برخی از فرآیندهای با ارزش بالا را کاهش می دهد.
نکات اتوماسیون اداری در مقابل فرآیندهای دفترچه راهنما برجسته می شود.
اوژن ، کیمیاگر فضا در دنیای بایگانی اسناد و انبار کالا
منبع: اوژن سیستم جهان