معني و مفهوم واقعي كدگذاري در درجه اول به منظور شناسايي و تشخيص سريع واحدهاي اقدام كننده نامه است . همچنين به منظور سرعت بخشيدن در امور ارجاع نامه هاي وارده به واحدهاي اقدام كننده نيز ، كدگذ اري مي تواند جوابگوي مناسبي باشد. هر سازمان معمولا براي كد گذاري انواع نام ههاي خود از يك روش كدگذاري كه غالبا بيانگر معنا و مفهوم خاصي است استفاده م يكنند. حتي در بعضي مواقع ، سازما نها براساس سليقه شخصي خود و بدون هدف و منظوري خاص، يك روش كدگذاري مشخص م يكردند . در اغلب موارد عبارت پيش كد نيز جايگزين عبارت كدينگ يا كدگذاري مي شود .به طور معمول براي كدگذاري از روشهاي متداولي استفاده میشود.
درباره عملکرد بایگانی ریلی بیشتر بدانید.
١- با استفاده از حروف الفبا واحدهاي سازماني مورد نظر را شناسايي مي كنند. مثلاً براي حسابداري حرف ح و كارگزيني حرف ك و …. و در زمان كدگذاري علاوه بر شماره انديكاتور كد درنظر گرفته شده براي واحد اقدام كننده نيز در سمت چپ شماره انديكاتور نامه قرار می گيرد .
٢- با استفاده از يك كد ، مي توان به هر يك از واحدهاي اصلي سازمان طبق نمودار سازماني شماره اي به آنها اختصاص داد . مثلا مي توان به حوزه معاونت اداري و مالي يك كد يك رقمي اختصاص داد و به واحدها ي زير مجموعه آن كد ٢ رقمي و به زير مجموعه اين واحدهاي فرعي كد سه رقمي اختصاص داد و معمولاً بعد از كد چه به طريق الفبايي چه عددي مي توان بعد از يك مميز شماره دفتر انديكاتور ر ا هم نوشت .
درباره تفاوت کمد کتابخانه و کمد کتابخانه ریلی شرکت اوژن بیشتر بدانید.
براي مثال كليه نامه هاي صادره اي كه با امضاي رئيس اداره كارگزيني از طرف سازمان صادر مي شود علاوه بر اين كه يك شماره دفتر انديكاتور را به خود اختصاص م يدهند، كد راهنماي واحد نيز در كنار آن (سمت چپ شماره نامه) قرار خواهدگرفت و به هنگام پاسخ به اي نگونه نامه ها، متصدي ثبت با توجه به كد مربوطه مي باشند – كارگزيني متوجه خواهد شد كه محل اقدام و يا بايگاني چنين نامه هايي، واحد کارگزینی می بشد.
٣- در بعضي مواقع هم علاوه بر كد واحد اقدام كننده (كد گذاري به روش الفبايي يا عددي)، كدهاي ديگري را نيز حسب مورد آن سازمان در شماره نامه دخيل م يكنند كه البته تمامي اين كدها براي آن سازمان مربوطه كاملا معنادار و واضح است . براي مثال ممكن است كد نوع نامه (اعم از وارده يا صادره بودن ) ، سال مورد نظر ، كد موضوع نامه، كد شخص تهيه كننده نامه ، كد امضاءكننده نامه، كد گيرنده نامه ، يك رشته ثابت كه معناي خاصي داشته باشد ، و… را در سمت چپ شماره انديكاتور نامه با مميز يا كاراكترهاي ديگر مجزا كنند كه حتي در بعضي مواقع يك شماره طولاني در بالاي نامه و سمت چپ قرار م يگيرد . والبته براي تمامي اين كدها مي توان از حروف و يا عدد نيز استفاده نمود . ودر اين روش كدگذاري زماني كه مي خواهند معناي شماره نامه را قويتر كنند مجبور به بزرگ كردن آن هستند .
همچنین مقاله گردش اسناد و مکاتبات اداری را مطالعه کنید.
به طور كلي افراد در روش دستي مي خواهند با مشاهده يك شماره نامه، اطلاعات كلي از نامه به دست آورند كه بتوانند عمليات ارجاع و اقدام آن را سريعتر انجام دهند . اعم از اينكه نامه وارده است يا صادره ؟ چه شخصي يا واحدي آن را تهيه كرده است ؟ چه شخصي آن را امضاء كرده است ؟ موضوع نامه چيست ؟ اين نامه براي كدام ارگان رفته ؟ و…. كه البته ممكن است نامه اطلاعات خيلي بيشتري از آن را با خود حمل نمايد كه در روش كدگذاري دستي قادر به قراردادن آن ها در شماره نامه نباشيم .
درباره کمد بایگانی کشویی شرکت اوژن بیشتر بدانید.
٤- در اين روش زماني كه نامه وارده اي در دفتر انديكاتور سازمان ثبت و شمار هگذاري مي شود، چنانچه بعدًا بنا به دلايلي م يبايست جوابيه اي در پاسخ به اين نامه داده شود، پس از طي كردن مراحل ثبت نامه صادره، متصدي ثبت، هنگام شمار هگذاري در دفتر انديكاتور، در رديف مربوط به همان نامه وارده كه قبلا در دفتر ثبت شده بود، مشخصات نامه صادره جوابيه را يادداشت و در نهايت نامه صادره را با همان شماره ثب ت نامه وارده جهت سازمان مخاطب ارسال م يكند. كه البته اين روش، اشكالاتي هم ايجاد م ي كند و اين اشكال زماني بروز مي كند كه قرار باشد در جواب يك نامه وارده ، چندين بار نامه بازگشت يا نامه جوابيه جهت سازمان مخاطب ارسال نمود ولي عموما در روش سنتي اين روش براي متصديان ثبت جوابگو بود .
معايب سيستم هاي غيرمكانيزه (سنتي)
در روش سنتي يا دستي با مشكلات متعددي نظير مسائل زير روبرو هستيم :
دفاتر انديكاتور حجيم، كه اطلاعات در آن با خطوط اغلب ناخوانا ثبت شده است.
مراحل طولاني ثبت و ارجاع و جابجايي اسناد بين واحدها و ساختما نهاي مختلف.
مشكل دسترسي سريع به مشخصات نام ههاي ثبت شده
گم شدن اسناد در جريان جابجایی ها
دسترسي كند به مكتوبات و زمان بر، بودن فرآيندهاي اداري
افزايش هزين ههاي فضا، تجهيزات و نيروي انساني لازم جهت نگهداري و بايگاني اسناد.
پراكنده بودن اسناد در سازمان و مشكل جستجوي يك سند در ميان پروند هها و … .
استهلاك اسناد بر اثر مرور زمان و شرايط محيطي نظير رطوبت ،گرما و… .
احتمال بروز خطر از بين رفتن اسناد و پرونده ها به دلايل مختلف از قبيل آتش سوزي و … .
عدم اطلاع از سوابق و چرخه نامه در سازمان و نداشتن ابزاري مناسب براي پيگيري نامه هاي مدت دار
عدم دسترسي به گزارشات و اطلاعات جامع از نام هها و مكاتبات سازماني
اجرا نشدن سلسله مراتب اداري و به طور كلي سياست هاي اداري
عدم دسترسي و امكان رسيدگي به اطلاعات و كارها از خارج سازمان
عدم امكان پيگيري يك نامه و چرخه طي شده آن درهر لحظه
كنترل سطح دسترسي كاربران به اطلاعات و از جمله اسناد طبقه بندي شده
مشكلات زمان بر بودن ارسال فكس هاي متعدد و مشخص نمودن زمان بندي ارسال
نبودن يك محيط يكپارچه براي دسترسي به كل محتويات و اطلاعات مورد نظر شامل نامه ها، پيش نويس ها ، فكس ها، نامه هاي الكترونيكي ، كارهاي ارجاعي و …
نبود نظارت بر نظام اداري ، گردش نامه و عملكرد افراد
اوژن ، کیمیاگر فضا در دنیای بایگانی اسناد و انبار کالا
www.ozhanco.com