1- نتيجه طبقه‌بندي (Indexing – classifying records)
طبقه‌بندي اسناد كه يكي از وظايف مهم مديريت اسناد و مدارك است، از آغاز وروئد سند به سازمان مثل «نامههاي وارده» و يا ارسال سند مثل «نامههاي صادره» آغاز مي‌گردد.
در اينجاست كه عمليات گردش مكاتبات درباره مكاتبات اداري كه خود شامل عمليات «دريافت» و «ثبت» و «توزيع» مكاتبات است، نوعي طبقه‌بندي در مورد اسناد تلقي مي‌گردد كه ظاهراً هنوز سند وارد مرحله بايگاني نشده است.
درباره عملکرد بایگانی ریلی بیشتر بدانید.
2- در عمليات دريافت نامههاي وارده
كه وظايف بازبيني (Inspecting the records) و تفكيك نامههاي وارده (Classifying the records) را عهده‌دار است و ثبت كه مراحل سه‌گانه و تقسيم‌بندي اسناد و مدارك اداري شامل:
الف) ثبت نامههاي وارده و دسته‌بندي آنها به:
نامههاي وارده ابتدا به ساكن
نامههاي وارده پيرو
نامههاي وارده بازگشتي مي‌شود.
همگي بحث طبقه‌بندي اسناد را نشان مي‌دهند.
درباره تفاوت قفسه بایگانی و قفسه بایگانی ریلی شرکت اوژن بیشتر بدانید.
ب – ثبت نامههاي صادره دسته‌بندي آنها شامل:
نامههاي صادره ابتدا به ساكن
نامههاي صادره پيرو
نامههاي وارده بازگشتي مي‌شود.
نيز بحث طبقه‌بندي اسناد مطرح است.
پ – در عمليات «توزيع» مكاتبات نيز كه شامل مراحل «ارجاع» و «ارسال» نامههاي اداري مي‌شود، خود نوعي طبقه‌بندي اسناد را شامل مي‌گردد.
درباره قفسه بایگانی کشویی شرکت اوژن بیشتر بدانید.
ت – اكثر ابزارهاي بايگاني نيز كاربرد طبقه‌بندي سند را در وجود خود دارند.
مانند «قفسه‌ها» و «كارت‌ها» و «فرم‌ها» و «كاردكس‌ها» و حتي وسيله پيشرفته امروزي بنام «كامپيوتر» كه علاوه بر ذخيره اطلاعات اسناد بايگاني، سخت‌افزاري است كه در نرم‌افزار خود، عمل طبقه‌بندي اطلاعات اسناد را هم انجام مي‌دهد.
درباره تفاوت قفسه کتابخانه و قفسه کتابخانه ریلی شرکت اوژن بیشتر بدانید.
3- نتيجه نظم و ترتيب
چنانچه در فن بايگاني، نظم و ترتيب از بين برود و با دچار مشكلاتي گردد، كليات مديريت اسناد و مدارك دچار مشكل شده و باعث لطمه زدن به ساير امور جاري و بخصوص مكاتبات اداري سازمان مي‌گردد.
همچنین مقاله اصول و فنون بايگاني را مطالعه کنید.
اوژن ، کیمیاگر فضا در دنیای بایگانی اسناد و انبار کالا
منبع (سایت اوژن سیستم جهان): www.ozhanco.com