بایگانی اسناد

اسناد و مدارك

اسناد و مدارک

 

اسناد و مدارک

 

الف: تعاريف:

الف – 1 – سند و مدرك دو واژه مترادف هستند كه در بسياري از حالات نوشتاري و يا گفتاري بكار برده مي‌شوند.

معمولاً بهنگامي كه منظور نويسنده در يك نوشته معني و مفهوم عام باشد، هر دو بكار برده مي‌شود.

 

درباره عملکرد بایگانی ریلی  بیشتر بدانید.

 

مثال:

اسناد و مدارك اداري نياز به نگهداري دارند.

در مواقعي هم كه در گفتار و كلام معني و مفهوم عام هر دو منظور گوينده باشد، در كنار يكديگر بكار برده مي‌شوند.

درباره تفاوت کمد بایگانی و کمد بایگانی ریلی شرکت اوژن  بیشتر بدانید.

مثال:

هر چند و مدرك داريد ارائه دهيد.

ولي در بحث مفاهيم مديريت اسناد و مدارك و يا مفاهيم حقوقي سند و مدرك جدا از يكديگر تعريف شده و يا با يكديگر بشرح زير مقاسيه گرديده‌اند:

الف – 2 – سند معني و مفهوم محدودي نسبت به مدارك دارد.

الف – 3- مدرك معني و مفهوم وسيع‌تر و گسترده‌تري نسبت به سند دارد تا جاييكه شامل اشياء هم مي‌شود.

بعبارت ديگر:

آنچه قابل استناد است، سند گفته مي‌شود.

مثال:

سند مالكيت – سند ازدواج – سند ملكي و آنچه وسيله درك امري است، مدرك گفته مي‌شود.

درباره تفاوت کمد کتابخانه و کمد کتابخانه ریلی شرکت اوژن  بیشتر بدانید.

مثال:

مدرك جرم – مدرك قتل – مدرك سرقت

 

ب – تعاريف سند

چون در مقايسه انجام شده، سند معني محدودي نسبت به مدرك دارد، و هر سندي مي‌تواند نوعي مدرك هم باشد، لذا تعاريف سند گفته شده و نياز به تعاريف مدرك بيش از آنچه كه بيان شده نمي‌باشد.

 

ب – 1- تعريف سند از نظر واژه

از نظر لغت سند عبارتست از تكيه‌گاه، متكي بودن، اتكا داشتن و هر آنچه كه به آن استناد شود. مانند حرفي و يا نوشته‌اي

 

ب –2 – تعريف سند از نظر حقوقي

سند عبارتست از هر گونه نوشته‌اي كه در مقام دعوي يا دفاع قابل استناد باشد. «ماده 1284 قانون مدني ايران»

 

درباره کمد بایگانی مجری شرکت اوژن  بیشتر بدانید.

ب – 3 – تعريف سند از نظر اداري

سند عبارتست از حاصل خدمت و انجام فعاليتي كه از طرف افراد يا سازمان‌هاي مختلف بصورت نوشته و يا حالات ديگر كه با رعايت قوانين و مقررات تهيه و تنظيم شده و براي مراجعات بعدي قابل نگهداري باشد.

«تعريف سند از نظر اداري»

ب – 4 – تعريف سند از نظر فن بايگاني و امروزه

سند عبارتست از كليه اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده‌ها، عكس‌ها، نوشته‌ها، كليشه‌ها، نمودارها، فيلم‌ها، نوارهاي ضبط و ساير اسنادي كه در سازمان‌هاي دولتي تهيه و يا صادر و دريافت شده و به طور دائم و يا غيردائم در تصرف دولت باشد و از لحاظ نگهداري داراي ارزش‌هاي اداري، مالي، اقتصادي، قضائي، سياسي، فرهنگي، علمي، فني و تارخيي و به تشخيص سازمان اسناد ملي ايران ارزش نگهداري دائمي باشد.

«ماده اساسنامه سازمان اسناد ملي ايران»

17/2/1349

 

– انواع اسناد

1- از نظر حقوقي:

الف – اسناد رسمي:

به هر سندي كه در ادارات ثبت اسناد و املاك و يا دفاتر رسمي و نزد مأمورين رسمي و در حدود صلاحيت آنها و برابر مقررات قانوني تهيه و تنظيم شده باشد گفته مي‌شود:

مثال:

– اسناد مالكيت اموال منقول و غيرمنقول

– گواهي امضاء

– عقدنامه

«ماده 1287 قانون مدني ايران»

ب – اسناد غيررسمي

هر سندي كه شرايط اسناد رسمي را نداشته باشد، سند غيررسمي تلقي مي‌كردد.

مثال:

– قولنامه‌هاي بين افراد

– قراردادهاي بين اشخاص

– يادداشت‌ها، نوشته‌ها، مكاتبات، مراسلات افراد و غيره

– انواع اسناد شخصي

 

2- از نظر ضبط اطلاعات

الف – اسناد مكتوب

كليه اسنادي هستند كه در بحث ارتباطات نوشتاري مطرح هستند.

اينگونه اسناد و يا نوشته‌ها از دوران گذشته و يا مي‌توان گفت از زماني كه بشر خط را اختراع و نوشتن را آغاز نمود، وجود داشته‌اند و در زندگي بشر نقش مهمي را در انتقال اطلاعات گذشته ايفا نموده‌اند، كه نسخ خطي در بحث اسناد نوشتاري قديمي معروفيت دارند و امروزه مي‌تواند شامل:

مكاتبات اداري، بخشنامه‌ها، آئين‌نامه‌ها، دستورالعمل‌ها، احكام اداري، رأي دادگاهها و مراجع قانوني، تصويب‌نامه‌ها، لوايح، صورتجلسه‌ها، دستورات كتبي مسئولين، گزارشات كتبي و دهها نمونه ديگر باشند.

 

ب – اسناد غيرمكتوب

منظور كليه اسنادي است كه بعلت پيشرفت علم و دانش بشري و اختراع انواع و اقسام وسايل ارتباطي به وجود آمده ولي غيرنوشتاري بوده و بصورت اطلاعات ضبط شده در يك شيء به وجود آمده‌اند.

معمولاً اينگونه اسناد از زمان اختراع دوربين عكاسي (تصويربرداري) تا امروز بر تعداد و تنوع آنها افزوده شده است.

اينگونه اسناد و اهميت آنها امروزه درزندگي بشر و يا كاربرد آنها در سازمانها و مؤسسات مختلف به حدي است كه شايد بدون وجود آنها بسياري امور دچار وقفه و يا اشكال ميگردد.

مثلاً در پرونده بيمارستاني يك بيمار اسناد مكتوب مانند دستورات پزشك معالج – نسخه داروها – ثبت حالات بيمار در طول بستري شدن و … وجود دارد و در كنار اين اسناد مكتوب، تعداد قابل توجهي اسناد غيرمكتوب نيز مانند: نوار قلب، فيلم راديولوژي، عكس‌هاي مختلف اعضاي بدن، و غيره نيز وجود دارد كه نشان‌دهنده اهميت اسناد غيرمكتوب است (اسناد و مدارك پزشكي).

اسناد غيرمكتوب مي‌تواند شامل انواع زير باشد:

فيلم‌ها، ميكروفيلم‌ها، ميكروكارت‌ها، ميكروفيش‌ها، اولتراميكروكارت‌ها، اسلايدها، عكس‌ها، نقشه‌ها، ديسك و ديسكت‌هاي كامپيوتر، انواع و اقسام نوارهاي ضبط مانند، كاست، صفحه، سي دي، فيلم‌هاي ويدئويي و يا نمودارهاي غيرنوشتاري، و غيره باشند.

– ميكروكارت (Micro Card)

به يك كارت معمولي گفته مي‌شود كه تعدادي ميكروفيلم معمولاً تا حدود 90 عدد در آن تعبيه شده و به وسيله دستگاه خاص قابل رؤيت و استفاده باشد (اطلاعات نود سند در يك كارت كوچك)

 

– ميكروفيش (Micro Fiche)

به يك كارت معمولي گفته مي‌شود كه تعدادي ميكروفيلم‌هاي ريزتر تا حدود 500 الي 1000 عدد در آن تعبيه شده و به وسيله دستگاههاي خاص قابل رؤيت و استفاده باشد.

 

– اولتراميكروكارت (Ultra Micro Card)

به يك كارت معمولي گفته مي‌شود كه تعدادي ميكروفيلم‌هاي بسيار ريزتر بين 3000 الي 5000 عدد در آن تعبيه شده و به وسيله دستگاههاي خاص قابل رؤيت و استفاده باشد.

اينگونه اسناد بسيار ريز و متنوع هر روز مي‌تواند با پيشرفت‌هاي علمي بشر، دچار تغييرات گوناگون ديگري نيز بشوند.

 

– اسلايد

– معمولا به تصاويري به صورت فيلم گفته مي‌شود كه حالت ثابت داشته و با دستگاه خاص روي پرده‌اي سفيد به نمايش درمي‌آيند.

– نقشه‌ها

– مانند نقشه‌هاي فني در صنايع و كارخانجات و طرح‌ها كه در نهايت به آنها اسناد و مدارك فني نيز گفته مي‌شود.

 

– نمودارها

در وضعيت‌هاي آماري كه نشان‌دهنده كميت‌ها و كيفيت‌هاي يك جامعه آماري باشند. مانند نمودارهاي دايره‌اي، خطي، ميله‌اي، ستوني و غيره…

 

3- از نظر كاربرد و استفاده (حفظ و نگهداري سند)

 

الف – اسناد جاري (Current Records)

مجموعه اسنادي هستند كه كاربرد و استفاده آنها جنبه استمرار داشته باشد.

مثال:

اسناد مربوط به شاغلين سازمان‌ها، بودجه ساليانه سازمان‌ها، مكاتبات و اسناد در دست اقدام و در گردش اداري، شناسنامه‌ها، اسناد مالكيت، اسناد در دست رسيدگي مراجع قانوني، اسناد تحصيلي دانش‌آموزان و دانشجويان در حال تحصيل و غيره.

 

ب – اسناد نيمه جاري (Semi – Current – Records)

مجموعه اسنادي هستند كه كاربرد و استفاده آنها در سازمان از حالت جاري خارج شده و به صورت غيرمستمر و يا برحسب ضرورتي مورد استفاده قرار گيرند.

مثال:

اسناد مربوط به بازنشسته‌ها، مستمري بگيران، از كار افتاده‌ها، اخراجي‌ها، بازخريدشده‌ها، اسناد تحصيلي دانش‌آموزان يا دانشجويان فارغ‌التحصيل، اسناد اقدام شده اداري و به طور كلي هر سندي كه اقدامات قانوني روي آن صورت پذيرفته و جهت استفاده آينده نگهداري گردد.

 

پ – اسناد راكد (Non – Current – Records)

مجموعه اسنادي هستند كه براساس قوانين و مقررات و طبق تشخيص كارشناسان اسناد و مراجع رسمي كاربرد و استفاده خود را بكلي از دست داده و در آينده هيچگونه استفاده‌اي نداشته باشند.

مثال:

شناسنامه‌هاي باطل شده، احكام مرخصي كاركنان در پايان سال، اسناد مربوط به گذشته كه قوانين خاتمه اعتبار آنها را مشخص نموده باشد، اوراق امتحاني كه مهلت قانوني تجديدنظر آنها سپري شده باشد و غيره.

 

توضيح 1:

اينگونه اسناد (راكد) به علت اينكه نگهداري آنها نياز به فضاي لازم، وسايل و ابزارها، نيروي انساني و بطوركلي باعث افزايش هزينه‌هاي سازمانها ميگردد، با استفاده از قانون «امحاء اسناد و مدارك دولتي» كه جزو وظايف سازمان اسناد ملي ايران بوده و براساس اساسنامه، تصويب‌نامه‌ها و بخشنامه‌ها و دستورالعمل‌هاي سازمان مذكور كه مرجع قانوني است، مي‌توانند مورد امحاء واقع شوند.

چگونگي و نحوه امحاء اينگونه اسناد را سازمان مذكور تعيين نموده است.

 

توضيح 2:

در فن بايگاني و مفهوم مديريت اسناد و مدارك، واژه‌هاي جاري – نيمه جاري – راكد همانطور كه در بحث اسناد، توضيح داده شد، مي‌تواند در مفاهيم پرونده و بايگاني نيز بكار برده شوند.

بمنظور توضيح بيشتر، مثال‌هاي زير ضرورت دارد:

 

الف – پرونده جاري (Current Files)

منظور پرونده‌اي است كه در جريان اقدام اداري قرار داشته و كاربرد و استفاده اين پرونده در سازمان جنبه استمرار و مستمر داشته باشد.

مثال:

– پرونده درخواست وام

– پرونده فرد شاغل در سازمان

 

ب – پرونده نيمه جاري (Semi – Current – Files)

منظور پرونده‌اي است كه جريان اقدام اداري آن به پايان رسيده و اين پرونده بمنظور استفاده در آينده نگهداري مي‌گردد.

يعني اينكه براساس ضرورتي و يا به صورت گهگاه مورد استفاده قرار خواهد گرفت.

مثال:

– پرونده وام پرداخت شده

– پرونده فرد بازخريد شده در سازمان

 

پ – پرونده راكد (Non – Current Files)

منظور پرونده‌اي است كه بعلل گذشت زمان و رعايت موارد قانوني، كاربرد و استفاده آن از نظر سازمان و مؤسسه دارنده و قانون، بكلي بپايان رسيده است.

مثال:

– پرونده وام مستهلك شده

– پرونده فوت شده فاقد وارث قانوني

جمع‌بندي

مجموعه پرونده‌هاي جاري را «بايگاني جاري»، مجموعه پرونده‌هاي نيمه جاري را «بايگاني نيمه جاري» و مجموعه پرونده‌هاي راكد را «بايگاني راكد» گويند.

 

4- انواع اسناد از نظر ارزشهاي سند

الف – تعريف ارزش سند

ارزش سند عبارتست از مقدار و ميزان و درجه و اهميت و كاربرد و استفاده هر سند براساس قوانين و مقررات، براساس اين مفهوم، انواع ارزشهاي اسناد را در مديريت اسناد و مدارك، مي‌توان بشرح زير تقسيم‌بندي نمود:

 

1- ارزش اداري

و آن كاربرد و استفاده هر سند از ديدگاه و يا مفهوم اداري (سازماني) است.

اين مفهوم در بسياري از موارد بعنوان پسوند واژه‌ها بكار ميرود.

مثال: نامه‌هاي اداري، احكام اداري، بخشنامه‌هاي اداري، آئين‌نامه‌هاي اداري، دستورالعمل‌هاي اداري، گزارشات اداري، صورتجلسه‌هاي اداري و غيره

 

2- ارزش مالي:

و آن كاربرد و استفاده هر سند از ديدگاه و مفهوم تخصصي امور مالي است.

اين مفهوم نيز در بسياري از موارد بعنوان پسوند بكار برده مي‌شود (اسناد مالي).

مثال:

دفاتر معين، روزنامه، كل در امور مالي، سند هزينه، چك، سفته، اوراق بهادار، ليست حقوق كاركنان، اسناد پرداختي و يا دريافتي، اسكناس، دستور خريدكالا و غيره.

 

3- ارزش حقوقي

و آن كاربرد و استفاده هر سند از ديدگاه و مفهوم قوانين و مقررات اجتماعي و يا سازماني و يا اثبات حق و يا دفاع از حق مي‌باشد.

 

مثال:

شناسنامه، گذرنامه، مدارك تحصيلي، سندمالكيت، سند عقد و ازدواج، گواهي امضاء، رأي دادگاه و غيره

 

4- ارزش تاريخي

و آن مفهوم قدمت و گذشته‌هاي دور سند و زمان سپري شده سند از نظر عرف جامعه است.

مثال:

قراردادها و عهدنامه‌هاي بين كشورها، نامه‌هاي قديمي، كتب و نسخ خطي، نوشته‌هاي دوران گذشته، منحصر بهفرد بودن سندد و غيره.

همچنین مقاله نتایج حاصله از طبقه بندی اسناد  را مطالعه کنید.

5 – ارزش علمي

و آن عبارتست از مجموعه اطلاعات سند كه در زمينه دانش بشري و علوم گوناگون و براساس تحقيق و پژوهش و اثبات علمي، پيدايش حاصل نموده باشد.

 

مثال:

مدارك تحصيل، پايان‌نامه‌هاي دانشگاهي، اسناد مربوط به اختراعات، اكتشافات، اسناد كارشناسي و تخصصي و پژوهشي و تحقيقي افراد دانشمند، كارشناسان، محقق و پژوهشگر و غيره.

 

6- ارزش فرهنگي

و آن عبارتست از مجموعه اسناد و مداركي كه نشان‌دهنده يك فرهنگ به مفهوم عام آن باشد.

 

مثال:

اسناد مربوط به خط، زبان، آداب و رسوم، اعتقادات، مراسم، هنرها و غيره

 

7- ارزش نظامي

و آن عبارتست از مجموعه اسناد و مداركي كه در محيط و يا امور نظامي به مفهوم عام بكار برده شده و بطور متعارف و جاري معمولاً جزو اسناد طبقه‌بندي شده محسوب مي‌گردند.

مثال:

اسناد مربوط به طرح‌هاي نظامي، نقشه‌هاي جنگي، اسناد مربوط به اختراع، ساخت و يا توليد سلاح‌هاي نظامي و غيره.

 

اوژن ، کیمیاگر فضا در دنیای بایگانی اسناد و انبار کالا

منبع: www.ozhanco.com

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *