بایگانی اسناد

اصول و فنون بايگاني

اصول و فنون بايگاني

 اصول و فنون بايگاني

بخش اول: فنون بايگاني Filling Operations

تعاريف

الف: بايگاني را فن طبقه‌بندي، تنظيم، حفظ و نگهداري اسناد و مدارك گويند، بنحوي كه بتوان با سرعت و سهولت و اطمينان و با درنظر گرفتن توسعه‌پذيري به سند و مدرك موردنياز دسترسي پيدا نمود.

در اين تعريف جامع از فن بايگاني به اصطلاحات و مفاهیمي برخورد مي‌شود كه لازم به توضيح است.

درباره عملکرد بایگانی ریلی  بیشتر بدانید.

 

1- طبقه‌بندي (Indexing (classifying) The Records)

عبارتست از دسته‌بندي اسناد و مدارك به گروه هايي كه داراي وجه مشترك بوده و بتوان بعداً با توجه به اين وجه اشتراك از آنها استفاده نمد.

– عامل اصلي طبقه‌بندي در اسناد و مدارك، استفاده از يك روش مدون بايگاني است كه در نهايت باعث كدگذاري پرونده‌ها مي‌شود.

– مفهوم ديگر طبقه‌بندي عبارتست از دسته‌بندي اسناد و مدارك در يك موضوع و يا اسم خاص كه وجه مشترك اسناد بوده و در اين حالت ما به ابزاري دسترسي پيدا خواهيم نمود كه نام آن «پرونده» است.

درباره تفاوت قفسه کتابخانه و قفسه کتابخانه ریلی شرکت اوژن  بیشتر بدانید.

2- تنظيم (Arrangement of The Records)

مفهوم تنظيم كه مرتب و منظم بودن است در بايگاني عبارتست از تقدم و تأخر اسناد در مفاهيم فن بايگاني.

اين عمل مانند هر وظيفه‌اي در سازمان ميبايستي شامل نظم خاص خود باشد.

براي مثال تنظيم مي‌تواند شامل موارد زير گردد.

الف – اسناد هر پرونده نظم و ترتيب تاريخي داشته باشند.

(Date Indexing of Records)

 

مثل:

اسناد مختلف پرونده كارگزيني يك فرد شاغل:

نامه  20/1/82

نامه 20/5/82

نامه 1/2/82

نامه 20/6/82

نامه 15/2/82

نامه 3/7/82

نامه 2/3/82

نامه 11/8/82

نامه 2/4/82

نامه 7/9/83

نامه 20/4/82

نامه 7/10/83

 

ب – اسناد و مدارك در مواردي ميبايستي نظم شماره داشته باشند.

(Number Indexing of Records)

مثال:

– پرونده يك وام گيرنده در نظام بانكي

– پرونده اسناد سجلي افراد در سازمان ثبت احوال

– چيدن پرونده‌ها در قفسه‌ها براساس روش كدگذاري مدون نيز تنظيم خواهد بود.

– انتخاب رنگ‌هاي مختلف پوشه‌هاي بايگاني نيز شامل تنظيم مي‌شود.

همچنین مقاله ارزشیابی اسناد را مطالعه کنید.

3- حفظ و نگهداري (Keeping the records)

عبارتست از ضبط اطلاعات دريافتي (نامه‌هاي وارده) و يا اطلاعات ارسالي (نامه‌هاي صادره) كه در نهايت تبديل به اسناد شده‌اند و به منظور استفاده در زمان حال و بخصوص زمان آينده.

معمولاً اسناد و مدارك در بايگاني به اين علت نگهداري مي‌شوند كه در آينده بشر به اطلاعات گذشته نياز دارد و اين اسناد هستند كه اينگونه اطلاعات را به آيندگان منتقل مي‌نمايند.

عمل نگهداري مي‌تواند بوسيله ابزارهاي كاربردي بايگاني صورت پذيرد.

مثال:

– انواع دفاتر بايگاني

– انواع فرم‌ها و كارت‌هاي بايگاني

– انواع قفسه‌ها و ابزارهاي پيشرفته‌اي چون «كامپيوتر)

 

درباره کمد بایگانی کشویی شرکت اوژن  بیشتر بدانید.

4- صفات و ويژگي‌هاي بايگاني:

الف – سرعت

يعني دسترسي به اسناد و مدارك موردنياز در حداقل زمان ممكن.

عوامل مهم:

– وسايل و ابزارهاي جديد و كامل

– آموزش و دانش كافي كاركنان بايگاني

– بكارگيري روشهاي جديد

ب – سهولت:

يعني انتخاب روش مناسب براي طبقه‌بندي اسناد با توجه به كميت (تعداد پرونده‌ها) وكيفيت اسناد و مدارك (اسناد موضوعي يا اسناد اسمي) و قابليت فهم و درك بودن روش انتخاب شده براي كاركنان بايگاني.

پ – اطمينان:

يعني جلوگيري از اعمال سليقه‌هاي شخصي در امور بايگاني و بكارگيري قواعد و روشهاي مدون بايگاني از آغاز تا انتها بنحوي كه محل دقيق سند شناسائي گردد.

و هر فرد مسدولي در بايگاني و با استفاده از روش مشخص بتواند سند موردنظر را در اختيار قرار دهد.

بديهي است نقش ابزارهاي بايگاني در اين صفت اهميت فراوان دارد.

ت – توسعه‌پذيري:

يعني انتخاب روش مناسب بوسيله كارشناس مديريت اسناد براي وضعيت موجود بايگاني و درنظر گرفتن گسترش و افزايش اسناد و مدارك و پرونده‌هاي سازمان در آينده.

اوژن ، کیمیاگر فضا در دنیای بایگانی اسناد و انبار کالا

منبع (سایت اوژن سیستم جهان): www.ozhanco.com

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *