روش هاي تنظيم پرونده هاي بايگاني

تعريف تنظيم در بايگاني

نحوة چيدمان و قرار دادن پرونده ها را در قفسه هاي بايگاني تنظيم گويند. روش هاي تنظيم با توجه به عملكرد و نياز دستگاه متفاوت است و به چند نوع مختلف تقسيم مي گردد كه عمده ترين آنها عبارتند از:

روش الفبائي ساده و مركب
روش شماره گذاري متوالي(سريال) محض يا ترتيب ثبت اسامي پوشه ها و دفاتر راه نما
روش جغرافيايي
روش عنواني
روش شماره گذاري موضوعي يا مركب
روش شماره گذاري تاريخي
روش شماره گذاري محدود يا مقطع
روش شماره گذاري كارتن – جزوه دان
روش شماره گذاري اعشاري يا دسيمال
روش شماره گذاري تلفيقي

درباره عملکرد بایگانی ریلی  بیشتر بدانید.

روش الفبائي ساده و مركب

در اين روش، پرونده ها به ترتيب حروف الفباي عنوان پرونده ها در قفسه هاي بايگاني چيده مي شوند .اين روش، بخصوص در

بايگاني كاركنان (پرسنلي) كاربرد زيادي دارد ولي در بايگاني مكاتبات موضوعي نيز مي توان از آن استفاده كرد.

از مهم ترين مزاياي روش تنظيم الفبائي، اين است كه با روش تشكيل پرونده هماهنگي دارد و راه دسترسي به آن ساد ه تر مي باشد؛ ولي از معايب آن، اين است كه با تشكيل پروندة جديد در محل بايگاني پروند ههاي قبلي جابجائي به وجود خواهد آمد.

درباره تفاوت قفسه بایگانی  و قفسه بایگانی ریلی شرکت اوژن  بیشتر بدانید.

روش شماره گذاري متوالي محض

در اين روش، به هريك از پروند ه ها به ترتيب تشكيل آنها، شمار هاي اختصاص مي يابد و در فهرست مخصوص پروند ه ها آورده مي شود؛ آنگاه پرونده ها بر همين اساس در قفسه هاي بايگاني چيده مي شوند. مسلماً راه دسترسي به اين پرونده ها، در مرحلة اول مراجعه به فهرست پرونده ها و سپس به قفسه هاي بايگاني مي باشد. از مزاياي اين روش، تنظيم پرونده ها در قفسه هاي بايگاني بدون نگراني از جابجائي آنها در آينده م يباشد؛ ولي از معايب آن، طولاني شدن مسير دسترسي به پروند ه ها مي باشد. در اين روش فقط شماره ي پرونده يا شماره سند ملاك تنظيم است. كه بيشتر در بايگاني حسابداري اسناد هزينه، بانك ها، پرونده ي اشتراك آب و برق و تلفن يا در بايگاني خودروها كاربرد دارد.

روش جغرافيائي

در اين روش، پرونده ها بر اساس محل جغرافيائي خود در قفسه هاي بايگاني چيده مي شوند. كاربرد اين شيوه، بيش تر در اداراتي است كه ارتباط زيادي با مراكز استان ها و شهرستان ها دارند .

در اين طريق نيز، راه دسترسي به پرونده ها آسان مي باشد ولي به دليل آنكه پرونده ها با عناوين و موضوعات مشابه، به دفعات مكرر جهت استانها و مراكز مختلف تشكيل مي گردد، بر حجم بايگاني افزوده خواهد شد.

درباره تفاوت کمد کتابخانه و کمد کتابخانه ریلی شرکت اوژن  بیشتر بدانید.

روش عنواني پرونده ها

در اين روش (كه رايج ترين شيوة تنظيم پرونده ها در دستگاهه اي دولتي است) ملاك چيدمان پرونده ها در قفسه هاي بايگاني

فقط عنوان مكاتبة آنها خواهد بود (مانند عنوان واحد، مديريت و وزارتخانه و …)؛ اگر چه راه دسترسي به اين پرونده ها آسان مي باشد، ولي مانند تنظيم جغرافيائي ، پروند هها به دفعات مكرر تشكيل مي شوند و بر حجم بايگاني افزوده خواهد شد.

روش شماره گذاري موضوعي يا مركب

در اين روش، پرونده ها بر اساس موضوعات مورد مكاتبه، در قفسه هاي بايگاني چيده مي شوند. روش تنظيم موضوعي، از سه طريق امكان پذير است: شماره اي، الفبائي و تنظيم شناسه اي (البته به صورت تلفيقي با عناوين ديگر نيز امكان پذير است. )تنظيم موضوعي، الفبائي و شماره اي در بايگان يهائي با حجم كم، به دليل احاطة كامل بايگان به تمام پرونده ها، كاربرد دارد ولي در بايگاني هاي وسيع، به دليل حجم انبوه پروند ه ها ، فقط مي توان از تنظيم موضوعي – شناسه اي استفاده كرد.

تنظيم موضوعي – شناسه اي، مستلزم انجام مقدماتي مي باشد كه عبارتند از :

تهية فهرست موضوعي، تعيين سر فصل ها، تعيين موضوعات اصلي، تعيين موضوعات فرعي و اختصاص شناسه به همة موضوعات.

با توجه به مفهوم پرونده، به نظر مي رسد تنها روش اصولي جهت تشكيل پرونده، استفاده از موضوع باشد.

تعريف موضوع در مكاتبات اداري: موضوع، علت وجودي مكاتبه و نشانة انجام كار است كه در قالب نامه، درخواست يا مورد اقدام قرار مي گيرد. به عبارت ديگر موضوع، منظور اصلي نگارندة نامه را بيان مي كند.

درباره قفسه بایگانی کشویی شرکت اوژن  بیشتر بدانید.

مزاياي تشكيل پروندة موضوعي:

كامل است؛ براي كلية مكاتبات قابل اجراست .
انعطاف پذير است؛ داراي قابليت افزايش و يا كاهش عنوان ها و موضوعات مي باشد.
محدود كننده است؛ عنوان هاي موضوعي انتخابي مشابه هم نيستند و يا تداخل ندارند.
دقيق است؛ به نحوي كه هر موضوع به دقت و راحتي قابل تشخيص و شناسائي مي باشد.
قابليت كاربري در سامانة ماشيني را دارا است؛ اين روش، بدون كوچك ترين تغييري قابل انتقال از شيوة دستي به ماشيني مي باشد.
تخصصي بودن كار بايگاني؛ اجراي اين روش، مستلزم داشتن تخصص و آموزش علمي و كاربردي مي باشد.
از انجا كه موضوع سوابق (پرونده ها)، عامل مهمي در ارزشيابي پرونده هاي جاري و نيمه جاري است، انتقال پرونده ها از بايگاني جاري به نيمه جاري به آساني ميسر مي باشد و در آزاد سازي فضاي بايگاني جاري، عامل مؤثري به شمار مي رود.
به سهولت براي اسناد و پرونده ها مي توان مدت زمان نگهداري تعيين نمود.
امحاي اوراق و انتقال اسناد به آرشيو ملي ميسر است.

روش شماره گذاري تاريخي
اساس طبقه بندي مكاتبات در روش تاريخي، زمان ايجاد، مراجعه و يا تعقيب پرونده يا سند مورد نظر مي باشد. بنابراين اسناد

و پرونده هايي كه ملاك مراجعه به آن ها، سال، ماه، هفته يا روز است، تنظيم و بايگاني مي گردند.

همچنین مقاله مزایای اتوماسیون اداری را مطالعه کنید.

روش شماره گذاري محدود يا مقطع
يك سري از پرونده هاي مرتبط بدون توجه به شماره هاي سري قبلي شماره گذاري مي شوند.

روش شماره گذاري كارتن – جزوه دان
در اين روش پرونده ها بر اساس شماره هاي كارتن ها و جزوه دان ها نامگذاري مي شوند.

روش شماره گذاري اعشاري يا دسيمال
از رقم هاي اعشار براي تعئين طبقات و موقعيت هاي اصلي و فرعي پرونده ها استفاده مي شود.

روش شماره گذاري تلفيقي
تلفيقي از روش هاي فوق

اوژن ، کیمیاگر فضا در دنیای بایگانی اسناد و انبار کالا

منبع: www.ozhanco.com