بخش اول: فنون بايگاني Filling Operations
تعاريف
الف: بايگاني را فن طبقه‌بندي، تنظيم، حفظ و نگهداري اسناد و مدارك گويند، بنحوي كه بتوان با سرعت و سهولت و اطمينان و با درنظر گرفتن توسعه‌پذيري به سند و مدرك موردنياز دسترسي پيدا نمود.
در اين تعريف جامع از فن بايگاني به اصطلاحات و مفاهیمي برخورد مي‌شود كه لازم به توضيح است.
درباره عملکرد بایگانی ریلی بیشتر بدانید.
1- طبقه‌بندي (Indexing (classifying) The Records)
عبارتست از دسته‌بندي اسناد و مدارك به گروه هايي كه داراي وجه مشترك بوده و بتوان بعداً با توجه به اين وجه اشتراك از آنها استفاده نمد.
– عامل اصلي طبقه‌بندي در اسناد و مدارك، استفاده از يك روش مدون بايگاني است كه در نهايت باعث كدگذاري پرونده‌ها مي‌شود.
– مفهوم ديگر طبقه‌بندي عبارتست از دسته‌بندي اسناد و مدارك در يك موضوع و يا اسم خاص كه وجه مشترك اسناد بوده و در اين حالت ما به ابزاري دسترسي پيدا خواهيم نمود كه نام آن «پرونده» است.
درباره تفاوت قفسه کتابخانه و قفسه کتابخانه ریلی شرکت اوژن بیشتر بدانید.
2- تنظيم (Arrangement of The Records)
مفهوم تنظيم كه مرتب و منظم بودن است در بايگاني عبارتست از تقدم و تأخر اسناد در مفاهيم فن بايگاني.
اين عمل مانند هر وظيفه‌اي در سازمان ميبايستي شامل نظم خاص خود باشد.
براي مثال تنظيم مي‌تواند شامل موارد زير گردد.
الف – اسناد هر پرونده نظم و ترتيب تاريخي داشته باشند.
(Date Indexing of Records)
مثل:
اسناد مختلف پرونده كارگزيني يك فرد شاغل:
نامه 20/1/82
نامه 20/5/82
نامه 1/2/82
نامه 20/6/82
نامه 15/2/82
نامه 3/7/82
نامه 2/3/82
نامه 11/8/82
نامه 2/4/82
نامه 7/9/83
نامه 20/4/82
نامه 7/10/83
ب – اسناد و مدارك در مواردي ميبايستي نظم شماره داشته باشند.
(Number Indexing of Records)
مثال:
– پرونده يك وام گيرنده در نظام بانكي
– پرونده اسناد سجلي افراد در سازمان ثبت احوال
– چيدن پرونده‌ها در قفسه‌ها براساس روش كدگذاري مدون نيز تنظيم خواهد بود.
– انتخاب رنگ‌هاي مختلف پوشه‌هاي بايگاني نيز شامل تنظيم مي‌شود.
همچنین مقاله ارزشیابی اسناد را مطالعه کنید.
3- حفظ و نگهداري (Keeping the records)
عبارتست از ضبط اطلاعات دريافتي (نامه‌هاي وارده) و يا اطلاعات ارسالي (نامه‌هاي صادره) كه در نهايت تبديل به اسناد شده‌اند و به منظور استفاده در زمان حال و بخصوص زمان آينده.
معمولاً اسناد و مدارك در بايگاني به اين علت نگهداري مي‌شوند كه در آينده بشر به اطلاعات گذشته نياز دارد و اين اسناد هستند كه اينگونه اطلاعات را به آيندگان منتقل مي‌نمايند.
عمل نگهداري مي‌تواند بوسيله ابزارهاي كاربردي بايگاني صورت پذيرد.
مثال:
– انواع دفاتر بايگاني
– انواع فرم‌ها و كارت‌هاي بايگاني
– انواع قفسه‌ها و ابزارهاي پيشرفته‌اي چون «كامپيوتر)
درباره کمد بایگانی کشویی شرکت اوژن بیشتر بدانید.
4- صفات و ويژگي‌هاي بايگاني:
الف – سرعت
يعني دسترسي به اسناد و مدارك موردنياز در حداقل زمان ممكن.
عوامل مهم:
– وسايل و ابزارهاي جديد و كامل
– آموزش و دانش كافي كاركنان بايگاني
– بكارگيري روشهاي جديد
ب – سهولت:
يعني انتخاب روش مناسب براي طبقه‌بندي اسناد با توجه به كميت (تعداد پرونده‌ها) وكيفيت اسناد و مدارك (اسناد موضوعي يا اسناد اسمي) و قابليت فهم و درك بودن روش انتخاب شده براي كاركنان بايگاني.
پ – اطمينان:
يعني جلوگيري از اعمال سليقه‌هاي شخصي در امور بايگاني و بكارگيري قواعد و روشهاي مدون بايگاني از آغاز تا انتها بنحوي كه محل دقيق سند شناسائي گردد.
و هر فرد مسدولي در بايگاني و با استفاده از روش مشخص بتواند سند موردنظر را در اختيار قرار دهد.
بديهي است نقش ابزارهاي بايگاني در اين صفت اهميت فراوان دارد.
ت – توسعه‌پذيري:
يعني انتخاب روش مناسب بوسيله كارشناس مديريت اسناد براي وضعيت موجود بايگاني و درنظر گرفتن گسترش و افزايش اسناد و مدارك و پرونده‌هاي سازمان در آينده.
اوژن ، کیمیاگر فضا در دنیای بایگانی اسناد و انبار کالا
منبع (سایت اوژن سیستم جهان): www.ozhanco.com