بایگانی اسناد

برخي از مزايا و معايب استفاده از سيستم هاي اتوماسيون اداري

برخي از مزايا و معايب استفاده از سيستم هاي اتوماسيون اداري

برخي از مزايا و معايب استفاده از سيستم هاي اتوماسيون اداري

 

اتوماسیون اداری، نظام اداری مکانیزه همراه با مدیریت گردش کار که در سازمان های مختلف ، متنوع و متفاوت است. به عنوان مثال اتوماسیون اداری در هواپیمایی کشوری و آموزش و پرورش تفاوت هایی با هم دارند . اما فصل مشترک بین همه آن ها گردش مکاتبات در دبیرخانه های بدون کاغذ است که در واقع جزئی از اتوماسیون اداری محسوب می شود . نکته قابل توجه در این زمینه ، هم تراز کردن و هم ردیف دانستن اتوماسیون اداری از سوی برخی سازمان های دولتی وخصوصی و حتی شرکت های بزرگ نرم افزاری است . در صورتی که تنها یکی از اجزای مهم اتوماسیون اداری به حساب می آید.

درباره عملکرد بایگانی ریلی  بیشتر بدانید.

در یک جمع بندی کلی می توان مزایای این چنین بر شمرد:
– برچیده شدن روش های سنتی
– سرعت بخشی به امور اداری
– افزایش دقت و حصول ضریب اطمینان کامل در کیفیت امور
– جلوگیری از اتلاف وقت و صرفه جویی در زمان
– استفاده بهینه ومطلوب از امکانات موجود ( نیروی انسانی ، نرم افزار ، سخت افزار )
– جلوگیری از سوء استفاده های ا حتمالی و اعمال سلیقه های شخصی
– حذف فاصله های زمانی ومکانی
– مکانیزه شدن بایگانی ها و ایجاد تحول اساسی در شیوه ها و ابزارهای دسترسی به اطلاعات
– امکان تهیه انواع گزارش ها از اطلاعات آماری ، مدیریتی ، نظارتی ، فوری و …
– اطلاع بلادرنگ و بی واسطه مدیران شرکت یا سازمان از نتیجه اقدامات انجام شده بر مبنای مکاتبات درونی و بیرونی
– ترغیب پرسنل به فراگیری تکنیک ها و علوم جدید و جلوگیری از خمود و راکد ماندن سطح عمومی نیروی انسانی
– حرکت به سوی استانداردهای نوین فن آوری اطلاعات در سطح جهانی
در مورد معایب این سیستم ، باید گفت اگر نخواهیم هزینه اصلاح روش های سنتی و شکستن مقاومت کاربران برای پذیرش سیستم جدید را عیب تلقی کنیم هیچ گونه عیبی در سیستم وجود ندارد .
شناخت ابزار اتوماسیون ، گام بزرگ وموثری در راه نیل به اهداف مورد نظر آن است، که از جمله این ابزار می توان به تجهیزات ، لوازم و نیروی انسانی اشاره کرد .

 

درباره تفاوت کمد کتابخانه و کمد کتابخانه ریلی شرکت اوژن  بیشتر بدانید.

در بخش تجهیزات شبکه ، تجهیزات نرم افزاری و امکانات سخت افزاری از جمله رایانه، اسکنر، چاپگر، قلم نوری و … مورد نیاز است. و در قسمت نیروی انسانی که از اهمیت به سزایی برخوردار است می توان به مغز افزار یا نیروی انسانی کار آمد اشاره کرد که این بخش با ایجاد بستر فرهنگی مناسب به وجود می آید.

از جمله این آموزش ها می توان به موارد زیر اشاره کرد :

– استفاده از یک راهبر سیستم ( فردی که با علوم رایانه ای آشنا بوده و با متولیان اتوماسیون ا داری برای رفع موارد و اشکالات روزمره و … در ارتباط باشد .)

– جلب اعتماد و رضایت مدیران و در نهایت مشارکت و همکاری آنها که از مهمترین عوامل پیشرفت یک طرح است .
– ایجاد یک پشتوانه وحمایت اجرایی برای ضمانت تحقق و اجرای طرح برای اجرای هر چه بهتر این طرح باید پایداری و امنیت شبکه به همراه تنظیمات بهینه برای ایجاد گروه کاربران با میزان دسترسی مشخص مهیا شده و همچنین سیستم Fire Wall برای امنیت کاربران و اطلاعات آنها تهیه و ایجاد شود .

شبکه باید ضمن دارا بودن قابلیت ارسال و دریافت متن، صدا، تصویر و پست الکترونیکی مکاتبات از سرعت و پهنای خوب باند برخوردار بوده و در برابر هر گونه حمله ( Attack ) از جمله حملات ویروسی محافظت و مراقبت شود . لذا می بینیم که مراقبت و Policy شبکه از اهمیت به سزایی برخوردار است .

 

درباره قفسه بایگانی کشویی شرکت اوژن  بیشتر بدانید.

 

اساس اجرای این سرویس و یا هر سرویس دیگر بر مبنای شبکه است که داده ها باید از طریق آن حمل شده و در اختیار کاربر ( User ) قرار گیرد. در مسیر این انتقال، حفظ محتوی اطلاعات امری حیاتی و حائز اهمیت جلوه می کند. چون در غیر این صورت امکان سوءاستفاده از اطلاعات سازمان وجود دارد.

ارتباط Paperlees دو سویه است. درباره ارتباط مکاتبات خارج از سازمان با سیستم دبیر خانه ذکر این توضیح لازم است که کلیه مکاتبات وارده به سازمان پس از ورود و ثبت اولیه در دبیر خانه از طریق سیستم Paperlees در جریان قرار می گیرد. همچنین مکاتبات صادره از شرکت نیز بر اساس این سیستم انجام می شود. لذا امکانات مورد استفاده دیگر برای کاربران، اتصال به شبکه اینترنت از طریق نسخه تحت وب ( Web ) نرم افزار است که به کاربران این امکان را می دهد تا تمامی مکاتبات خود را مشاهده و پیگیری کرده و اقدامات لازم را بر روی نامه ها ثبت کنند و یا نامه را به بخش مورد نظر ارسال کنند.

با راه اندازی این سیستم و عملیاتی شدن آن مدیریت محترم عامل و مدیران و معاونان سطوح مختلف می توانند از طریق اینترنت در ماموریت ها از هر کجا و در هر زمان مکاتبات خود را پیگیری نمایند.

مزايا سيستم هاي اتوماسيون اداري :

حذف کاغذ از چرخه مکاتبات اداری
صرفه جويي زمان درانجام چرخه هاو تعاملات اداري و دريافت سريع پاسخ ها و ارجاعات
پاسخگويی سريع و به موقع به مراجعان
ثبت و نگهداری بهينه اطلاعات
جستجوی آسان در اطلاعات ذخيره شده
اعمال کنترل مناسب برکارکارکنان بهبود ارتباط درون سازمانی
به حداقل رسيدن توقف، اشتباه، تكرار و بيهوده كاري
حفظ اسناد در عين دسترسي آسان به آنها
ذخيره متمركزالكترونيكي با فضاي كمتر و امنيت اطلاعات بالاتر
سهولت و سرعت در گردش عمليات
دقت در انجام عمليات و ثبت تمامي امور
رديابي امور وپيگيري به موقع مراحل کار
اعمال کنترل بر اطلاعات طبقه بندي شده
كمك به تصمي مگيري مديران از طريق مجتمع سازي اطلاعات
نگهداري سوابق عمليات در حجم کمتر، امنيت بالااومراجعه آسان
قابليت توليد گزارش هاي مورد نياز به همراه نمودارهاي متعدد
کاهش کارهاي مسئولان دفاتر، منشي ها، تايپيس تها
کاهش فعاليت هاي غير مولد مانند نام هرسانان وبايگاني فيزيکي
امکان انجام کارهاي اداري در خارج از محل کاردر هر زمان و هرجا
دسترسي به كليه اطلاعات،كارتابل ها ، قرارها و جلسات بدون نياز حضور فيزيكي درمحل كار
امکان پيگيري تلفني کارها در هر جا و هر زمان
طرح تکريم ارباب رجوع
حذف قسمت عمده اي از هزينه هاي ملزومات اداري ) بايگاني، كپي، پست،كاغذ، و … )
صرفه جويي درفضاي بايگاني و امكان نگهداري كليه اسناد و مدارك بدون محدوديت زماني
استفاده از پرسنل كمتر براي بايگاني و دسترسي راحت تر و تقريبا بدون واسطه به اطلاعات
مورد نظر تسهيل ارتباطات سازماني و اعمال راح تتر نظارت و سياست هاي سازمان
دسترسي آسان به اطلاعات درسطوح مختلف سازماني ايجاد موقعيتي براي بهينه سازي ساختاراداري و تحول دراموردبيرخان هاي سازمان در سازمان IT فرهنگ سازي درراستاي بهينه از ابزار مديريت برگردش كارمكتوبات و مستندات
به اشتراك گذاري ساده و قانونمند اطلاعات و تسهيل دسترسي براي كاربران مجاز
افزايش رضايت مشتريان به دليل خدمات به موقع و ارائه بهتر اطلاعات

 

همچنین مقاله مفهوم كدينگ يا كدگذاري نامه ها (پيش كد) در روش سنتي (دستي) را مطالعه کنید.

معايب سيستم هاي اتوماسيون اداري :

با عرضه سيستم هاي اتوماسيون اداري، براثر تحولي كه درسيستم اداري هرسازم ان ايجاد مي
شود، معمولا با برخي مشكلات نيز روبر هستيم . از جمله آن ها عبارتند از:
ناآشنايي محيط هاي نرم افزاري براي برخي ازكاربران و راحتي و ملموس بودن استفاده از
كاغذ بصورت سنتي
نياز به درج هاي ازآگاهي فني درميان كاربران سيستم
زيادشدن تعاملات درون سازماني و نياز به فرهنگ سازي مناسب و ارتقاء سطح اگاهي كاركنان
پيچيده تر شدن مشكلات بعلت استفاده از ابزارمدر نتر
نياز به بسترسخت افزاري و شبكه مناسب و كارا و نياز به پشتيباني به موقع و مداوم
نياز به صرف هزينه (سخت افزار، نرم افزارو پشتيباني بي وقفه)
افزايش توقعات پرسنل دراثرارتقاء ف نآوري و نياز به تغيير استانداردها
حال با مقايسه مزايا و معايب سيست مهاي اتوماسيون اداري، مي توان گفت كه ورود اتوماسيون اداري به بازار فناوري اطلاعات و ارتباطات، نه تنها مشكلات سيستم هاي غيرمكانيزه را برطرف نمود بلكه در جهت پيشبرد سريعتر اهداف سازمان ها نيز كمك قابل توجهي كرده است.
در يك سازمان، اولين و عمد ه ترين واحدي كه ميتواند در پياده سازي اين سيستم كمك شاياني به مجموعه نمايد، واحد دبيرخانه ، ثبت مكاتبات و بايگاني آن خواهد بود .
همانطور كه فوقا ذكر شد واحد دبيرخانه به عنوان كانال اصلي دريافت و ارسال مكاتبات است . لذا چنانچه در مرحله اول قادر به مكانيزه كردن اين واحد به شكل دقيق و عملي شويم مابقي واحدهاي سازماني نيز به صورت خودكار وارد چرخه الكترونيكي مكاتبات خواهند شد و كم كم مي توان سيستم اتوماسيون اداري مكاتبات و فرآيندها را در آن مجموعه پياده سازي و اجرا نمود.

اوژن ، کیمیاگر فضا در دنیای بایگانی اسناد و انبار کالا

منبع: www.ozhanco.com

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *